Wyposażenie archiwum firmowego

blank

jeżeli jest odpowiednio dobrane do potrzeb, to wydatkowane środki przynoszą większe efekty użytkowe i dzięki temu koszty archiwizowania dokumentów są niższe. Regały są podstawowym składnikiem wyposażenia archiwum. Kupowane są po to, aby przygotować miejsce na dokumenty gromadzone w archiwum. Można kupić regały w których będzie więcej miejsca, albo mniej. Dotyczy to zarówno regałów przesuwnych jak i stacjonarnych. Częstym błędem popełnianym przez firmy jest zakup regałów, których wymiary są nieodpowiednio dobrane, skutkiem tego : • regały zajmują większą powierzchnię • w regałach jest mniej miejsca na dokumenty • nie można zastosować odpowiednich metod przechowywania dokumentów • koszt miejsca na dokumenty jest wyższy. Od czego zależy właściwy wybór regałów ? W regale o tej samej wysokości można zamontować 9 półek, albo 7. Zależy to od : • sposobów umieszczenia dokumentów w regałach • wymiarów wewnętrznych regałów. Jeżeli długość powierzchni nośnych regałów wynosi 50 mb, to w pierwszym przypadku całkowita powierzchnia użytkowa regałów wyniesie 450 mb (50mb x 9), a w drugim – 350 mb (50mb x 7), to znaczy będzie mniejsza o 22%. Jak kupić regały w których będzie więcej miejsca na dokumenty ? Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba spojrzeć na archiwizowane dokumentacje i ustalić : • jak będą umieszczane dokumentacje w regałach ◦ układane na półkach ◦ zawieszane na szynach • w jakich pozycjach będą umieszczane dokumentacje w regałach ◦ pionowej ◦ poziomej • w jakich opakowaniach będą archiwizowane dokumentacje • jakie powinny być wymiary wewnętrzne regałów oraz ich długość i wysokość. Mając powyższy zestaw informacji można opracować projekt regałów, a następnie zadecydować jakie mają być regały : stacjonarne czy przesuwne. Po ustaleniu rodzaju regałów pozostaje jeszcze opracowanie projektu rozmieszczenia regałów w pomieszczeniu archiwum.

Zagadnienia: archiwizacja dokumentów, archiwum, wyposażenie, regały print