Koszty przechowywania dokumentów

blank

Komputeryzacja nie zmniejszyła ilości dokumentów papierowych przechowywanych w biurach. Długo jeszcze dokumenty będą przechowywane i właściciele będą ponosili koszty z tym związane. Ile kosztuje przechowywanie dokumentów i co na nie się składa ? Do kosztów przechowywania dokumentów wchodzą wydatki, które można podzielić takie grupy : • koszty czasu pracy wykorzystanego na wykonywanie czynności ◦ przy obsłudze dokumentów, takich jak : dziurkowanie, wpinanie, układanie itp. ◦ przy korzystaniu z dokumentów, takich jak : szukanie, wyjmowanie, odkładanie na miejsce itp. • utrzymanie powierzchni przeznaczonej na składowanie dokumentów • zakupy produktów do przechowywania np. : segregatory, teczki, pojemniki itp. • zakupy wyposażenia, np. : regały, szafy itp. • przygotowanie archiwum i zakup potrzebnego sprzętu. Nakłady pracy na wykonywanie czynności przy obsłudze i korzystaniu z dokumentów stanowią najważniejszy składnik kosztów przechowywania. Zajmują one 20-30% efektywnego czasu pracy w biurach i stanowią ok. 25% kosztów osobowych. Wykazały to badania przeprowadzone w niemieckich biurach. Pracownicy wykonują więcej czynności przy dokumentach i przeznaczają na ich obsługę więcej czasu, jeżeli obieg dokumentów jest zawiły, a przechowywanie ich niewłaściwie zorganizowane. Duże rezerwy czasu występują w polskich biurach, które można wykorzystać. Wystarczy wprowadzić właściwą organizację i zastosować odpowiednio dobrane produkty do przechowywania dokumentów.

Zagadnienia: organizacja pracy, organizacja biura, dokumenty print