Archiwum firmowe

blank

Gromadzi dokumentacje nieaktywne, to znaczy takie, które nie są potrzebne do prac bieżących. Akta spraw zakończonych przechowywane są w pomieszczeniach biurowych przez okres jednego roku, bywa, ze okres ten wynosi 2 lata. Okres przechowywania liczony jest od pierwszego styczna roku następnego od ostatecznego załatwienia spraw. Po upływie tego okresu akta spraw zakończonych uporządkowane zgodnie z wewnętrznymi regulacjami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej przekazywane są do archiwum firmowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.. Archiwum firmowe przejmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych kompletnymi rocznikami, tylko w stanie uporządkowanym, to znaczy ułożonych w chronologicznym porządku i umieszczonych w opisanych opakowaniach, na przykład kartonach archiwizacyjnych. Pracownik, odpowiedzialny za archiwum, przejmuje dokumentacje i sprawdza czy spisy zdawczo-odbiorcze sporządzone są prawidłowo, czy przekazywane akta są kompletne i właściwie przygotowane. W przypadku gdy wystąpią nieprawidłowości archiwista nie przejmuje akt i sporządza notatkę w której wykazuje napotkane braki. Taki postępuje się z aktami spraw zakończonych w firmach dobrze zorganizowanych, które mają zorganizowane archiwum firmowe i stosują przepisy wewnętrzne regulujące tryb i zasady postępowania z dokumentami, a dostęp do dokumentacji gromadzonych w archiwum mają tylko upoważnieni pracownicy, którzy udostępniają pracownikom potrzebne dokumenty zgodnie z obowiązującymi procedurami. W wielu firmach obraz archiwizowania dokumentów wygląda zupełnie inaczej. Dokumentacje umieszczane są w wydzielonym pomieszczeniu przez pracowników różnych komórek organizacyjnych, nie jest prowadzona ewidencja archiwum. Dostęp do dokumentów ma wielu pracowników. Występują bardzo poważne zagrożenia zagubienia dokumentów w archiwum. Znalezienie potrzebnych dokumentów w takim archiwum bywa trudne, a czasami zdarza się, ze niemożliwe.

Zagadnienia: organizacja biura, biuro, zarządzanie dokumentami, archiwum print