Nowe funkcje Active.office

blank

Po raz kolejny rozszerzamy funkcje Active.office. Tym razem nowości dotyczą udostępniania zasobów jednego serwera wielu użytkownikom. Nazwaliśmy je "wspomagaczami pracy grupowej", gdyż szczególnie przydają się w zarządzaniu i rozdzielaniu zadań w firmie.

Pokrótce mówiąc, udostępnianie zasobów służy do współdzielenia dostępu do danych, w obrębie grupy wskazanych użytkowników. Dotyczy ono modułów programu Active.office: Książka adresowa, Kalendarz, Zadania oraz Notatki.

Jak się za to zabrać?

Aby udostępnić zasoby nowemu użytkownikowi, należy przejść do zarządzania Książką adresową, Kalendarzem, listą Zadań lub kategorią Notatek – w zależności od tego, jakimi danymi i z którego modułu chcesz się podzielić. W oknie „Zarządzanie” wybranego zasobu, należy kliknąć w zakładkę "Uprawnienia". Po kliknięciu w przycisk "Dodaj", pojawi się lista użytkowników, którym możesz przyznać dostęp do zarządzanego zasobu. Po zaznaczeniu z listy jednego lub więcej użytkowników, całą akcję wystarczy zatwierdzić przyciskiem „OK”. Będąc na tym etapie, możesz od razu zmienić poziom uprawnień dla poszczególnych userów. W kolumnie "Poziom uprawnień", po dwukrotnym kliknięciu w nazwę określającą bieżący poziom uprawnień dla danego użytkownika, można wybrać z listy nowy poziom dostępu. W programie Active.office dostępne są cztery ustawienia uprawnień (od najniższego do najwyższego): odczyt, zapis, zapis i usuwanie oraz zarządzanie.

Kalendarz – prywatny czy publiczny?

W ramach nowej funkcjonalności, istnieje także możliwość udostępniania wybranym użytkownikom modułu Kalendarza wraz z terminami oraz ustawienia przypomnienia o dodaniu wpisu.

Dodając nowe wydarzenie przypisane do daty w Kalendarzu, opcja prywatności zaznaczona jest domyślnie. Oznacza to, że tylko Ty widzisz szczegóły wpisu, natomiast pozostali użytkownicy mają do wglądu jedynie nazwę wydarzenia oraz termin dla niego zarezerwowany. Aby szczegóły zadania były widoczne dla wszystkich użytkowników, z uprawnieniami do przeglądania Kalendarza, należy podczas jego dodawania lub edycji przejść do zakładki "Opcje" oraz odznaczyć pole wyboru przy opcji "Prywatne". Natomiast, aby poinformować użytkowników o dodaniu nowego zdarzenia, w szczegółach terminu wystarczy kliknąć w zakładkę "Uczestnicy", następnie przycisk „Dodaj”, a całość operacji zatwierdzić buttonem „OK”. Po powrocie do okienka ze szczegółami terminu, zaznacz opcję "Wyślij informację do uczestników" oraz zatwierdź zmiany przyciskiem „OK”. Tym sposobem, łatwo i szybko poinformujesz swoich współpracowników o nowym wydarzeniu :)

Odwiedź Blog NetArt na www.blog.nazwa.pl

Zagadnienia: nazwa.pl, poczta, Active.office print