Telefoniczny savoir vivre

blank

Telefon jest niezwykle ważnym narzędziem sprzedażowym. To przez telefon ma nieraz miejsce pierwszy kontakt z firmą, która nas interesuje, przez telefon załatwiamy mnóstwo spraw i negocjujemy warunki współpracy. Chociaż e-mail zagarnął olbrzymie pole komunikacji biznesowej, to komórka jest nadal jednym z podstawowych narzędzi pracy, bez którego - nie przesadzając - prowadzenie biznesu jest bardzo utrudnione. I to jest dostateczny powód, żeby zatroszczyć się o prawidłową komunikację z użyciem tego narzędzia. Na początek kilka kwestii oczywistych, które lubią uciekać naszej pamięci: Jakość łącza nie wszędzie jest identyczna, tak więc mówimy odrobinę wolniej i głośniej niż w rozmowach bezpośrednich. W żadnym razie nie palimy papierosa, nie pijemy, nie jemy, nie żujemy gumy w trakcie rozmowy - wszystko to naprawdę można bez problemu usłyszeć. Zanim w ogóle dodzwonimy się do rozmówcy przygotujmy sobie po pierwsze plan rozmowy, a po drugie czystą kartkę i długopis, jeśli ma ona potrwać dłużej. Dzięki temu, notując nic nam nie umknie, a my pokażemy, że szanujemy czas rozmówcy nie przeciągając niepotrzebnie rozmowy. Najważniejsze informacje warto na koniec powtórzyć jako podsumowanie rozmowy. Ciekawostka: nie każdy zdaje sobie sprawę, że rozpoczynając rozmowę nie stosujemy zwrotu "halo", który używamy TYLKO gdy chcemy zaznaczyć swoją obecność na linii. Kolejna kwestia - pamiętajmy, że bon ton nakazuje dzwonić maksymalnie przez 5-6 sygnałów. Uważa się, że to dość czasu, żeby rozmówca zdążył podnieść słuchawkę. Przedstawiając się najlepiej jest przejść przez pełną formułkę, czyli imię-nazwisko-firma. Co ciekawe, osoba, do której telefonujemy może podać jedynie nazwę firmy i jest to w pełni akceptowalne. Jako, że komórka towarzyszy nam praktycznie wszędzie ważne jest, żeby upewnić się, że nasz rozmówca może i chce rozmawiać. A co jeśli jesteśmy drugą stroną i dzwoni osoba, z którą nie mamy życzenia rozmawiać? Jeśli jest to obca nam osoba wystarczy po prostu podziękować lub wskazać inny termin rozmowy. Nic nie upoważnia do niekulturalnego zachowania względem dzwoniącego. Natomiast jeśli osoba dzwoniąca jest niekulturalna, a nam nie zależy na relacjach z nią mamy pełne prawo odłożyć słuchawkę. Zdarza się też, że ma miejsce przerwanie rozmowy - padła bateria, zeszliśmy do podziemi, chwilowy brak zasięgu, powodów może być wiele. W takim wypadku zawsze oddzwania osoba, która wykonała telefon w pierwszej kolejności. Nic bardziej nie irytuje niż jednoczesne próby dodzwonienia się do siebie nawzajem i ciągłe sms-y z informacją, że druga strona próbowała nawiązać połączenie. Jeśli rozmawiamy przez telefon i dzwoni drugi mamy dwa wyjścia. Pierwszym jest oczywiście wyciszenie drugiego telefonu. W drugim wypadku możemy zapytać rozmówcę, czy nie ma nic przeciw, żebyśmy odebrali telefon i wskazali inny termin rozmowy drugiej osobie, a następnie wrócili do niego. Oba rozwiązania można zastosować, jednak ponieważ różne są rangi rozmów trzeba rozsądnie dobrać sposób załatwienia sprawy. Na koniec, pamiętajmy, żeby wyciszyć telefon przed spotkaniem. Jeśli nie możemy tego zrobić bo czekamy na ważną rozmowę poinformujemy o tym na początku spotkania, a gdy telefon zadzwoni odejdziemy na bok. Kilka prostych zasad, a jakże ułatwiających życie!

Zagadnienia: etykieta, rozmowy, telefoniczne print