Po co firmie intranet?

blank

Komunikacja wewnętrzna jest nie tylko sposobem na przekazanie informacji, ale to także swoisty sposób szybkiego porozumiewania się. Porozumiewanie się, może być wyjątkowo proste, dzięki specjalnym narzędziom, m.in. Intranetowi Intranet jest to rodzaj sieci wewnętrznej w organizacji - system wymiany i publikacji oparty na technologii internetowej, ułatwiający komunikację pomiędzy pracownikami, dający łatwy dostęp do informacji w firmie. Według danych z badania autorstwa Contium, przeprowadzonego przez Pentor, z Intranetu w Polsce, firmy korzystają już od dawna. Prawie 38% firm, które posiada to narzędzie, korzysta z niego już od ponad 5 lat. Przy podejmowani decyzji o wdrożeniu intranetu, przedsiębiorstwa liczyły na: usprawnienie komunikacji wewnętrznej (44,9%), usprawnienie sposobów gromadzenia i dostępu do wiedzy (21,8%) i usprawnienie obiegu dokumentów (10,3%). Z intranetu może korzystać każda komórka organizacyjna w firmie. Początkowo najwięcej korzyści miał głównie działy: kadr, marketingu i sprzedaży, jednakże korzyści z Intranetu mogą odnieść również działy: techniczny, obsługi klientów, finansowy, produkcji. Dotyczy to również działów informatyki, dla których wprowadzenie Intranetu może oznaczać ułatwienie zarządzania sieciami, kontroli i administrowania aktualizacji oprogramowania. Intranet pozwala scalać istniejące już w organizacji systemy informatyczne i wzbogaca je o różne narzędzia, takie jak platforma wymiany informacji, mobilnego dostępu do zasobów firmy (z intranetu można korzystać za pomocą palmtopów, telefonów komórkowych), platforma e-learning, itp. Zaletą intranetów jest fakt, iż tworząc go w organizacji wykorzystuje się istniejącą infrastrukturę komputerową - sprzęt, sieć, istniejące systemy baz danych. Dodatkowo nie trzeba się obawiać o wyciek danych poufnych, ponieważ obieg informacji w sieci jest bezpieczny dzięki szyfrowanym połączeniom. Kiedy stosować Przedsiębiorstwo powinno zdecydować się na inwestycję w intranet, kiedy zależy mu na wspieraniu dzielenia się wiedzą i na podnoszeniu efektywności pracy. Ważne jest to aby przepływ informacji występował pomiędzy osobami odpowiadającymi za podobne zagadnienia. Dzięki temu można wyeliminować sytuacje, kiedy pracownik jest zmuszony ponownie stworzyć dokument już istniejący w zasobach innego pracownika. Co prawda w wielu przypadkach małej firmie wystarczy stworzenie miejsca na sieciowym dysku, na którym pracownicy mogą wymieniać się plikami ale to z całą pewnością w przypadku wielkich firm jest zbyt mało. Dlatego w przypadku firm o rozbudowanej strukturze: korporacja z oddziałami rozsianymi po świecie, duża firma z wieloma oddziałami rozsianymi po kraju, duża firma, opierająca się o system pracy projektowej i operująca wieloma dokumentami; intranet jest prawie koniecznością. Jeżeli więc rozwój przedsiębiorstwa zależy od efektywnej pracy grupowej, dzielenia się wiedzą i doświadczeniami między pracownikami, pracownicy tworzą wiele ważnych dla firmy dokumentów, a firma ma rozbudowaną strukturę, warto zastanowić się nad firmowym intranetem. Korzyści dla firmy Firma może zyskać wiele, dzięki posiadaniu intranetu. Oto najczęściej wymieniane korzyści: • przewaga rynkowa, dzięki szybkiej komunikacji pomiędzy różnymi jednostkami administracyjnymi w firmie, • wymiana informacji o cechach nowych produktu/usługi pomiędzy różnymi działami zanim zostanie on wprowadzony na rynek - co pozwala go ulepszać, • większa efektywność procesu wymiany wiedzy i doświadczeń, • dzięki komunikacji pomiędzy różnymi jednostkami rozwój produktu i usługi jest znacznie szybszy i bardziej dopasowany do potrzeb, • ograniczenie konieczności korzystania ze skrzynki pocztowej przy wymianie informacji pomiędzy pracownikami, • oszczędność czasu oraz wzrost efektywności pracy, dzięki szybkiemu dostępowi do poszukiwanych informacji, • zwiększenie zadowolenia pracowników, dzięki wygodnym rozwiązaniom komunikacyjnym (np. fora dyskusyjne i chaty), • usprawnienie procesów biznesowych i pracy grupowej, • wspieranie podnoszenia kwalifikacji, dzięki aplikacjom e-learningowym, • obniżenie kosztów administracyjnych. Przykładowe elementy intranetu Przykładowe funkcje i moduły wspomagające proces komunikacji, to: • Bazy danych – np. klientów, ofert, dokumentów, produktów ( CRM). • Informacje wewnętrzne - ABC dla pracownika - np: informacje o urlopach, obecnych i nowych pracownikach, o ścieżce kariery, spotkaniach, wyjazdach firmowych. • Komunikacja między pracownikami - poczta korporacyjna – umożliwia wewnętrzną komunikację pomiędzy wszystkimi lub wybranymi użytkownikami Intranetu. - forum dyskusyjne. • Publikacja informacji z działów - dodawanie bieżących informacji o bieżącej pracy i sukcesach danego działu w przedsiębiorstwie. • e-learning – systemy umożliwiający interaktywne prowadzanie szkoleń i kursów. • Zarządzanie dokumentami – gotowe formularze, akty prawne, itp.; system wyszukiwania, aktualizowania i dodawania nowych dokumentów. Z wdrożeniem intranetu wiążą się oczywiście nakłady pieniężne. W przypadku dużej firmy niezbędne będzie zaangażowanie więcej niż jednej osoby do aktualizowania informacji (można podzielić to np. między poszczególne działy). Niezbędne będzie również przeszkolenie pracowników, a także przekonanie ich do używania intranetu. Mimo tych wszystkich utrudnień, poniesione nakłady najczęściej szybko się zwracają, a pracownicy szybko doceniają aplikację, która ułatwia im wykonywanie codziennych biurowych czynności. Wykorzystano dane z badania: "Intranety w Polsce" marzec 2005, autorstwa Contium S.A. Materiał udostępniony dzięki portalowi www.biurocentrum.pl

Zagadnienia: Internet, komunikacja, systemy informatyczne, intranet print