Intranet- jego cenne moduły cz.II

blank

Seria rozwiązanych problemów, część II- Dokumenty Chcąc usprawnić komunikację w firmie, powinniśmy się zastanowić nad ważnym aspektem, który wypełnia lukę komunikacji. Chodzi mianowicie o obieg dokumentów. Zapewnie, nie jednego z nas odstrasza myśl o noszeniu dokumentów do Pani Krysi z Kadr, bądź też do innych działów firmy, gdzie w danej chwili mają się znaleźć potrzebne dokumenty. Zajmuje nam to cenny czas, gdyż zamiast zajmować się swoimi sprawami i obowiązkami, zajmujemy również czas innym. Powyższy przykład to tylko kropla w morzu problemów jakie wiążą się z obiegiem i przechowywaniem dokumentów i informacji w firmie. Niewygodą dla nas może być również dostęp do różnego typu dokumentów. Z pewnością nieraz zostaliśmy wprowadzeni w stan „bojowy, nie dotykać bo gryzę” z powodu zagubionych dokumentów, które gdzieś tam w segregatorach sobie leżą w archiwum. Męczące i kłopotliwe jest takie szukanie, zwłaszcza kiedy nie wiadomo gdzie i co mamy. Z pomocą przychodzi dobrze zaprojektowana wyszukiwarka w intranecie. Równie irytujące jest przekazanie jakiegoś ważnego raportu, bądź informacji przełożonemu, który mówi, że to miało być na wczoraj. Prosto i szybko możemy przekazać taki dokument dzięki intranetowi i prawidłowo zaprojektowanemu obiegowi dokumentów w firmie. Szybkość i łatwość obiegu informacji, jaką zapewnia Intranet zwiększa efektywność zarządzania firmą oraz poprawia organizację pracy. Ze strony technicznej rozwiązanie wygląda następująco: Moduł dokumenty wykorzystywany jest przez pracowników wszystkich działów. Porządkuje i systematyzuje ogromną bazę dokumentów firmowych. Mogą to być procedury, instrukcje, formularze, oferty, prezentacje, materiały promocyjne i inne. System pozwala tworzyć dowolne kategorie dokumentów i zarządzać nimi. Szczególnie dba o kwestie uprawnień wglądu do dokumentów, umożliwiając selekcję dostępu do wybranych grup, np.: cenniki są dostępne tylko dla działu handlowego, nowe przepisy podatkowe otworzą się tylko pracownikom działu finansowego. Do głównych zalet modułu dokumenty możemy zaliczyć: • Przejrzystość bazy dokumentów • Spójny system kwalifikacji przynależności dokumentów do kategorii , • Łatwość wyszukiwania dokumentów przy użyciu ogólnej wyszukiwarki intranetu, • zabezpieczenie przed zagubieniem dokumentu Prawidłowy obieg dokumentów, jest ważnym rozwiązaniem dla wszystkich firm, w których dokumenty mają istotną wagę użyteczności. Aby obieg dokumentów wywiązywał się ze swojego zadania, musi on być prawidłowo zaprojektowany, przez różnego rodzaju mechanizmy. Wykorzystanie dobrze zaprojektowanego obiegu dokumentów odbije się na zadowoleniu osób korzystających z takiego rozwiązania. www.rsi.pl

Zagadnienia: Firma, Oprogramowanie, Internet, Dokumenty, Intranet, Systemy, Portale, Komunikacja print