Rozwiązywanie problemów w firmie

blank

Rzeczą absolutnie pewną jest, iż sytuacja kryzysowa może nastąpić w każdym podmiocie gospodarczym, nawet tym, wydawałoby się, idealnie zorganizowanym. Pojawianie się problemów jest naturalnym zjawiskiem w działalności gospodarczej. Istotna i wielce ceniona jest umiejętność radzenia sobie z daną sytuacją kryzysową; rozwiązanie problemu w danym momencie, znalezienie jego przyczyny i jej wyeliminowanie aby ów problem się już nie pojawiał w przyszłości. Podstawową kwestią w rozwiązywaniu problemów jest jego zdefiniowanie, tj. określenie stanu obecnego i zestawienie go z sytuacją pożądaną i w konsekwencji określenie różnic pomiędzy tymi stanami. Po nazwaniu problemu należy przeanalizować przyczyny i zaproponować działania zaradcze i następnie sprawdzić skuteczności tych działać, monitorować wyniki i sam proces i w ostatniej fazie dokonać standaryzacji udanych procesów. W sytuacji kryzysowej organizacja może różnie reagować na pojawienie się problemu: zachowawczo, tj. podejmuje konkretne kroki dopiero wówczas gdy już nie da się utrzymać fasady normalność bądź aktywnie, czyli podejmuje działania adekwatne do problemu, tuż po jego pojawieniu się. Sytuacja kryzysowa w pracy może dotyczyć przeróżnych aspektów, w zależności od profilu działalności czy też struktury organizacyjnej; może pojawić się w pionie ludzkim, organizacyjnym, jak i w czysto technicznym, typu awaria urządzeń. Ta ostatnia sytuacja, jest najprostsza w sposobie rozwiązania, gdyż ogranicza się do wymiany feralnej części bądź zakupu nowej maszyny czy urządzenia. Podobnie jest w przypadku niedoboru zasobu ludzkiego, kiedy to można dokonać rekrutacji nowych pracowników bądź przesunięć personalnych adekwatnie do obecnej sytuacji i wedle bieżących potrzeb. Duży problem pojawia się w momencie, gdy kryzys i nieprawidłowości w działaniu organizacji mają swoje źródło w błędnym zarządzaniu i lukach organizacyjno-proceduralnych. Przykładem takiej sytuacji jest problem związany z brakiem bądź bardzo niskim poziomem standaryzacji. Pracownik nie posiadający sformalizowanej instrukcji działania i proceduralnego opisu swojego stanowiska pracy działa wedle własnych przekonań i często różnych zasad, co przynosi w konsekwencji różne skutki. Pracownik taki opiera się na posiadanym doświadczeniu, wskazówek kolegów i często podejmuje „jednorazowe” kroki, które później dość trudno odtworzyć przyszłości w tej samej sytuacji i jeszcze trudniej wykorzystać w odniesieniu innego zadania czy przenieść na inne podłoże specyfiki pracy. Nie można także dokonać prawidłowej analizy wtórnej poszczególnego zadania w celu ustalenia prawidłowości bądź zaistniałej nieprawidłowości działania. Brak skonkretyzowanej procedury i żadnej standaryzacji w wykonywaniu przez pracownika zadań czy podejmowaniu przez niego poszczególnych kroków i decyzji, nie można skutecznie kontrolować jego pracy i obiektywnie ocenić; nie ma bowiem wytycznych ani żadnych strategicznych punktów kontroli, które mogłyby stanowić bazę monitoringu. Sytuacja kryzysowa w firmie, która może się pojawić w wyniku braku procedur działania, na różnym szczeblu i dotyczących wszystkich powiązanych z sobą departamentów organizacji, jest trudną do opanowania i wyprowadzenia w stan pożądany. Dlatego też należy zastanowić się nad formalnym określeniem zakresu obowiązków przypisanych do danego stanowiska pracy. Należy skonkretyzować wymagania i oczekiwania w stosunku do danego pracownika oraz ustalić cel nadrzędny i funkcję jaką ów pracownik spełnia w tej organizacji. Takie zestandaryzowane podejście do pracy pozwoli na szybkie ustalenie przyczyny zaistniałego problemu, a w przypadku sytuacji kryzysowej, podjęcia odpowiednich kroków w celu wyeliminowania wady czy też powstałej nieprawidłowości. Także, podstawową metodą na rozwiązanie problemu jest zastosowanie się do bazowej instrukcji działania, ewentualnie uaktualnieniu jej w odniesieniu do istniejących warunków i środowiska pracy. Brak takiej instrukcji utrudnia rozwiązanie bieżącego problemu, implikuje nowe a nawet doprowadza do komasacji problemów i w konsekwencji do poważnego kryzysu w firmie. Dlatego tak ważne jest posiadanie z góry określonych norm i procedur, jasnych i czytelnych dla wszystkich pracowników organizacji.

Zagadnienia: zarządzanie, firma, kryzys, standaryzacja print