W poszukiwaniu straconego czasu, czyli ile pochłania papierologia?

blank

Każda osoba działająca w biznesie doskonale wie, że marnotrawienie czasu jest przez pracowników to koszmarny sen menedżera. A wbrew pozorom nie zawsze tracą go na bezproduktywne surfowanie po Internecie lub przerwy kawowe (często wręcz bardzo potrzebne do zwiększenia produktywności). Czasem winne jest złe zarządzanie dokumentami. Jak wynika z badań przeprowadzanych na polskim rynku, przeciętny pracownik biurowy traci od 30 minut do godziny każdego dnia na samo szukanie potrzebnych dokumentów. Co więcej, co dziesiąty pracownik deklaruje, że zajmuje mu to ponad godzinę. Dotyczy to nie tylko faktur czy umów w wersji papierowej, ale i tych elektronicznych, zagubionych w setkach folderów dysku sieciowego firmy. Często problemem jest także przypadkowe niszczenie dokumentów, przetrzymywanie ich przez innych pracowników lub brak bieżącego wprowadzania zmian. Naprawianie tych błędów zabiera cenny czas i nerwy, zwłaszcza, gdy od dokumentu dużo zależy. Dobrym rozwiązaniem tego problemu jest program pozwalający na szybki i zorganizowany obieg dokumentów w całej firmie. Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) umożliwia wgrywanie dokumentów elektronicznych bądź skanów dokumentów papierowych, udostępnianie ich upoważnionym pracownikom, zapisywanie różnych wersji wraz ze śledzeniem zmian, a przede wszystkim szybkie odnalezienie poszukiwanego „papieru” dzięki powiązaniu go z konkretną sprawą, projektem lub klientem. Jednocześnie, systemy tego rodzaju stanowią dodatkowe zabezpieczenie dla dokumentacji – kiedy zagubi się lub zniszczy wersja papierowa, lub gdy komputer odmówi posłuszeństwa, elektroniczna wersja jest bezpiecznie przechowywana na serwerze lub w „chmurze”. Im większa firma, tym bardziej niezbędne wydaje się takie rozwiązanie, ale nawet mniejsze przedsiębiorstwa docenią płynące z EOD korzyści. Warto jednak pamiętać by sprawdzić, czy dokumenty w wybranym przez nas systemie są odpowiednio chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. System umożliwiający dostęp on-line jest wygodny, ale musi być sprawdzony pod względem systemu zabezpieczeń i wykorzystywanych serwerów.

Zagadnienia: zarządzanie czasem, obieg dokumentów, problemy firmy print