Zarządzanie sobą w czasie – delegowanie

blank

Łukasz Lechert Zarządzanie sobą w czasie – delegowanie Metoda ABC definiuje zadania o najniższym priorytecie ( C ), które można delegować. Z pewnością warto delegować zadania rutynowe, zadania o mniejszym stopniu skomplikowania, prace przygotowawcze, zastępstwa podczas spotkań wewnętrznych. Czego nie powinno się delegować? W większości zadania wymagające posiadania informacji poufnych o przedsiębiorstwie, zadania związane z motywowaniem zespołu, zadania o wysokim ryzyku i zadania ważne i pilne. Kluczowym elementem procesu delegowania jest zadanie, które deleguje się podwładnemu. Na komfort i atmosferę w projekcie niewątpliwie wpływa jakość przekazywanych informacji o zadaniu. Często praktyka i pośpiech wyznaczają „skrzywione” standardy firmowe, które następnie są dobrym generatorem dalszych problemów przy realizacji. Strategia „Słuchaj trzeba zrobić …, działaj, a jak zrobisz to pokażesz co zrobiłeś” na pewno nie jest dobrym rozwiązaniem na dłuższą metę. Zadanie powinno posiadać cechy, które wzmacniają prawdopodobieństwo poprawnego wykonania. + ambitne i podnoszące kompetencje, + realne do wykonania, + jasne i konkretne, + mierzalne, + z terminem wykonania, + opłacalne, + ustalone i zanotowane. Ha. Marzenia. To tylko w ... Kto ma dziś czas, żeby tak formułować zadania? Z pewnością takie podejście wymaga pewnego wysiłku, kompetencji menedżerskich, profesjonalizmu, a co najważniejsze umiejętności jasnego wyartykułowania mierzalnych oczekiwań. Zainwestowany wysiłek w rozwój własnego warsztatu na pewno zaprocentuje większym zadowoleniem koleżanek i kolegów z projektu, zmniejszy frustrację i zmęczenie ludzi. Zadania to nie wszystko. Istotna jest również forma przekazu informacji. Najprostszą metodą jest rozmowa o problemie i gwarancja udzielenia wsparcia. Rozmowa delegująca może składać się z następujących elementów. 1.Przedstawienie kontekstu problemu, 2.Przedstawienia korzyści z realizacji zadania, 3.Ustalenie celów, 4.Udzielenie gwarancji wsparcia zlecającego oraz propozycje dwóch stron dotyczące przykładowych rozwiązań, 5.Kontrakt z wykonawcą i podsumowanie. Bywają przypadki „ambitnych” menedżerów, którzy swoje sprawy załatwiają sami. Posiadają oni ambiwalencje do zlecania zadań niżej oraz niekiedy traktują delegowanie jako iskrę do utraty autorytetu. Dlaczego „wyżsi stopniem” wolą nie zlecać zadań? + mój zespół nie jest na tyle doświadczony, + błąd kogoś może mnie wiele kosztować, zrobię to sam, + moje doświadczenie umożliwia mi szybsze działanie, + chyba się obrażą, że zrzucam na nich swoje zadania. Nie będą mnie lubić, + zlecanie zadań to strata czasu, będą zawracać mi głowę pytaniami, Przykładów można mnożyć. Czy jest to rzeczywiście niechęć, brak wiary w swój zespół, a zarazem podkopywanie samego siebie? Czy tylko zwykły „zakazany owoc”, którego chcę się spróbować, a brakuje wiary we własne umiejętności, czy strach przed wynikami delegowania? Na te pytania trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Jak to bywa zwykle w projekcie … to wszystko zależy ...

Zagadnienia: czas, delegowanie, Zarządzanie sobą w czasie, zadania print