Nice to meet you – czyli kilka słów o analizie procesu organizacji spotkań projektowych

blank

Jak ropoznać, że spotkanie będzie tylko zwykłą stratą czasu? Przyznaje, że jest to trudne zadanie, ale możliwe do zidentyfikowania. W przypadku konieczności rozwiązania każdego problemu potrzebna jest analiza. Warto zadać sobie pytania. Po co spotkanie ma być zorganizowane i czy jest ono konieczne? Czy taka forma komunikowania się nie okaże się stratą czasu? W wielu projektach niektóre spotkania, delikatnie mówiąc mogą być organizowane „na siłę”. Wyobraźmy sobie hipotetyczną sytuację i spotkania, które odbywają się raz w tygodniu o ustalonej porze i polegaj na referowaniu postępów prac na zadaniami. Siedzisz w salce konferencyjnej i każdy czeka na swoją kolej. Optymalnym było siedzieć najbliżej od rozpoczynającego referat, ponieważ miałbyś możliwość dojścia do głosu jeden z pierwszych. Podając racjonalny argument można następnie opuścić salę i nie tracić dalej czasu. Sytuacja ta przypomina spotkania codzienne w Scrumie, jednak nie do końca ramy czasowe odpowiadają wzorcowi jaki jakim jest daily meeting. W celu uniknięcia koloryzowania rzeczywistości, ukrywania faktów na forum, dobrym rozwiązaniem jest wysłanie raportu do przełożonego e-mailem oraz umówianie spotkań z tylko wybranymi osobami lub indywidualnie, jeśli jest to konieczne. Kolejnym pytaniem jest - kto ma uczestniczyć w spotkaniu? Cały dział? Zespół projektowy? Czy tylko wyselekcjonowane osoby? Jeśli zaprosi się cały dział to powodzenie spotkania zależy od celów. Jeśli problem dotyczy wszystkich zebranych jest szansa, że w spotkanie będzie zaangażowana większość osób. Jeśli zaprosi się jednocześnie osoby z różnych projektów do referowania postępów prac, można zaryzykować stwierdzenie, że poszczególne zespoły zainteresują się tylko tym „jak idzie konkurencji”. Naturalnym jest ustalenie ról, jakie mają odgrywać poszczególne osoby. Spotkania, które wymykają się spod kontroli potrzebują moderatora. Spotkania, które wymagają rozwiązania skomplikowanego problemu potrzebują prowadzącego, eksperta i autorytetu. Spotkania oparte na burzy mózgów asystenta, który notuje wygenerowane pomysły i szczegóły. Każdy widział w telewizji jak prowadzone są oparacje w szpitalach. Ile osób jest zbędnych w tym czasie na sali operacyjnej? Nie ma takich osób. Wielu może uważać, że dokładne sporządzanie listy uczestników jest stratą czasu i nie da się tego dobrze zrobić, ponieważ każdy może się przydać i być pomocny. Na spotkaniach, gdzie omawia się jasno zdefiniowane tematy oparte na dobrze postawionych celach, nie ma miejsca dla osób przypadkowych. Mimo że wytypujemy do spotkania odpowiednich uczestników kolejnym aspektem i pytaniem jest – kiedy i gdzie spotkanie ma się odbyć? Dla większości spotkania w poniedziałek rano lub w piątek po południu mogą okazać się flustrujące. Nie ma jak pogadanka z szefem w poniedziałek o 9.00 lub w piątek przed 17.00. W ten sposób można dobrze lub źle rozpocząć tydzień lub zakończyć go w sposób, który będzie się „odbijać czkawką” przez cały weekend. Planując czas i miejsce spotkania uwzględnia się dostępność zasobów. Warto przeprowadzić ankietę przed wyznaczeniem terminów w celu upewnienia się czy każdy jest w danym czasie osiągalny. Warto również wziąć pod uwagę rytmikę okołodobową człowieka, czas kiedy umysł jest w szczytowej formie oraz zdolny do wydajnej pracy. U większośći osób jest to godzina 10 i 11 przed południem. Praktyka pokazuje, że spotkania powinny trwać do 90 minut. Po 60, a maksymalnie po 90 minutach wskazana jest przerwa adekwatnej długości. Każdy potrzebuje się rozluźnić i odświeżyć. Podobnie jak czas, miejsce spotkań jest istotne. Wzorując się na szkoleniach, można przeprowadzić spotkania typu indoor lub outdoor w zależności od możliwości firmy i umiejętności prowadzącego. Zebrania outdoor mogą być o tyle ciekawe i produktywne, ponieważ odbywają się na świeżym powietrzu w strefie otwartej nikogo nie krępującej. Dodatkowo istnieje możliwość swobodnego przemieszczania się. Jak rozpoznać, czy dane spotkanie jest tylko stratą czasu? Na pewno kwestie techniczne i formalne organizacji spotkań wpływają na jego wynik np. - brak celów i oczekiwanych rezultatów, - brak agendy i dokumentów z którymi należy się zapoznać przed spotkaniem, - brak procesu dystrybucji informacji dotyczących spotkania, - brak ram czasowych i kontroli trwania spotkania, - monotonia i brak zmian w przypadku cyklicznych spotkań, - spontaniczność i „łapanki”- spotkania organizowane pod wpływem chwili i nagłych wydarzeń, - rytuały – cykliczne spotkania „całego zespołu” należące do utartych, starych zwyczajów, - brak kontroli realizacji ustaleń wypracowanych podczas spotkania, i inne. Nie ma złotego środka na produktywne i udane spotkania. Warto kierować się rozsądkiem, korzystać i bazować na doświadczeniach swoich i innych. Warto również być dobrym obserwatorem, żeby zauważać sytuacje, które można poprawić lub usprawnić. Na pewno nie warto być schematycznym organizatorem, który absorbuje tylko energię i czas innych.

Zagadnienia: spotkania, zebrania, Meeting print