Kiedy czas „przecieka przez palce”

blank

Czas jest dobrem, którego w żaden sposób nie można odtworzyć, wydłużyć, czy też zwielokrotnić. Nie można sobie kupić czasu tyle ile się potrzebuje, nie można w żaden sposób zawrócić do punktu czasowego z przeszłości. Te argumenty stanowią, że czas do dyspozycji każdego jest zasobem bezcennym, a efektywne i skuteczne zarządzanie czasem i sobą w czasie jest podstawową umiejętnością we współczesnym świecie. Wielokrotnie każdy z nas ma wrażenie, że czas „przecieka mu przez palce”. Dzień pracy szybko się skończył, a niektóre zadania zaplanowane na dziś nadal leżą na stercie zadań do wykonania. Ważnym jest, żeby nie zastanawiać się dlaczego tak się stało danego dnia, a rozważyć przyczyny takiej sytuacji oraz zaplanować skuteczne działania, które zmienią dotychczasowe nawyki gospodarowania czasem. Punktem wyjścia poprawy sytuacji może być poniższa anegdota. Wyobraź sobie teraz stół na którym stoi pusty duży słoik, obok niego kamienie, żwir, piasek i woda. Spróbuj włożyć do niego najpierw kamienie, maksymalnie jak się da. Czy słoik jest pełen? Nie. Spróbuj teraz wypełnić go żwirem, miejsca które pozostały wolne. Czy słoik jest pełen? Nie. Następnie dosyp piasku, żeby zapełnić całkowicie słój. Czy słoik jest pełen? Nie. Dolej na koniec wody, jeśli jest to jeszcze możliwe. Dopiero teraz słoik jest pełny. Anegdota jest przenośnią odnoszącą się do zarządzania sobą w czasie. Najpierw włóż duże kamienie, czyli „sprawy ważne, ale niepilne”, następnie żwir - „sprawy ważne i jednoczenie pilne”. Piasek to sprawy pilne i nieważne, a na końcu zajmuj się sprawami nieważnymi i niepilnymi – alokuj go bezkierunkowo, czyli dolej trochę „wody” do swojego życia. Znając już mechanizm można przećwiczyć „wypełnianie słoika” wykonując ćwiczenie. Przez najbliższy tydzień notuj zadania, które wykonywałeś, będące zadaniami z poszczególnych grup („sprawy ważne, ale niepilne, „sprawy ważne i jednocześnie pilne” itd...) oraz zanotuj ile czasu zajęło wykonanie każdych z zanotowanych zadań. Staraj się pracować dokładnie i regularnie, notując informacje po zakończeniu każdego zadania. Gdy wykonałeś pierwszy krok poukładaj zadania według grup oraz zsumuj czas poświęcony na realizację zadań w poszczególnych grupach. Zwróć uwagę na zadania, które zajmują najwięcej czasu, a nie należą do grupy „zadania ważne, ale niepilne”. Zadania z grupy „sprawy ważne i jednocześnie pilne” określa się niekiedy „gaszeniem pożarów”. Zastanów się co można zmienić, żeby pozostawały one w grupie zadań „ważnych, ale niepilnych” i w tej ćwiartce były realizowane. W kontekście zadań z pozostałych grup „nieważne ...” zastanów się jak można zredukować czas potrzebny na ich realizację (np. sprawdzanie poczty elektronicznej maksymalnie 3 razy dziennie) oraz które zadania wykreślić z listy (np. przeciągające się w czasie przeglądanie stron internetowych). Zaplanuj swój dzień, żeby Twój czas był efektywnie wykorzystywany. Planując zadania można odnieść się do horyzontu czasowego np. długookresowego średnio lub krótkookresowego. Na rynku jest wiele narzędzi ułatwiających planowanie z dokładnością szerszą niż dzień lub kilka dni. Można definiować cele, używając np. koncepcję S.M.A.R.T. Każdy cel powinien być możliwy do osiągnięcia, istotny dla nas, zdefiniowany w prosty i jednoznaczny sposób, określony w czasie – kiedy najpóźniej chcemy go osiągnąć oraz mierzalny, czyli możliwy do skontrolowania. Podstawą jest wiedza o tym co i kiedy chcemy osiągnąć. Na pierwszy rzut oka, łatwo jest zarządzać sobą w czasie. Warto również zadbać o komfort pracy. Istnieją jednak złe nawyki i sytuacje, które można zaliczyć do negatywnych zjawisk. Wielokrotnie słyszymy zdanie „Nie mam czasu”. Próbując rozmawiać z kolegami, którzy ciągle gonią czas odnosimy wrażenie, że tempo ich życia jest dynamiczne, ich czas płynie szybko, a obowiązki powodują, że wypowiadają często bez propozycji przełożenia rozmowy utarte „Nie teraz, jestem zajęty”. Przyczyną z pewnością jest podejmowanie się wielu czynności w krótkiej perspektywie czasowej. Jeżeli osoba jest w stanie sprostać zajęciom, bierze na siebie jeszcze więcej odpowiedzialności i nowych zadań, w końcu tempo jej życia przyspiesza. Z czasem przyzwyczajeni i zahartowani w bojach stajemy się zniewoleni przez życie w biegu. Szybciej mówimy, planujemy, wykonujemy zadania, których jest już sporo. Ciągle jak bumerang wraca myśl o kolejnym nowym, ambitnym i dającym satysfakcję zadaniu. Czy zostanę pracownikiem miesiąca jak dam z siebie jeszcze więcej? W tej sytuacji możemy oddalić się od bliskich, zapomnieć o zdrowym trybie życia lub najzwyklej zachorować. W optymistycznym wariancie możemy stać się zasłużonym lub wysłużonym pracownikiem, który nie jest do niezastąpienia. Odpoczynek jest jednym z kluczy do sukcesu. Wielu odmawia sobie tego tego prawa, czując pustkę w sobie i poczucie winy z powodu przypisywanego sobie fałszywie lenistwa. Warto pamiętać o zasadzie 3x8 (8 godzin pracy, 8 godzin poświęconemu własnemu ja i relacji z innymi oraz 8 godzin snu). Podobnie jak nadmiernie eksploatowane maszyny, których silniki często się przegrzewają, a następnie stają, człowiek może się wypalić i poważnie zachorować. Dodatkowo, bardzo często „zapracowana” osoba jest niekiedy dowartościowywana przez otoczenie. Ludzie podziwiają to, że tak dobrze radzimy sobie z taką ilością obowiązków, znamy i stosujemy w praktyce wiele sposobów efektywnego gospodarowania czasem. W ten sposób jesteśmy nagradzani przez innych za fakt przepracowywania się. W skutecznym zarządzaniu czasem i sobą w czasie ważne są nie tylko wiedza i umiejętności posługiwania się narzędziami wspomagającymi ten proces, dobra organizacja i alokacja czasu, ale również zwykły umiar i zdrowy rozsądek. Powodzenia.

Zagadnienia: zarządzanie czasem, Zarządzanie sobą w czasie, S.M.A.R.T print