Intencje, cele i zadania

blank

Podczas szkolenia, którego miałem przyjemność być uczestnikiem, jednym z ćwiczeń były zadania polegające na identyfikacji błędów w zdefiniowanych celach. „Bądź dynamiczny”, „Aktywna praca w projekcie X”, „Prowadzenie projektów od 2010 roku”, tak brzmiały wybrane przez trenera „cele”. Czy przytoczone wyrażenia są rzeczywiście celami? Nie. Można jednoznacznie stwierdzić, że nie są, ponieważ na pewno nie są one mierzalne. Stawianie tak sformułowanych celów przed wykonawcami może utrudnić pracę, realizację, wpłynąć negatywnie na cele całej organizacji, a na pewno świadczą o braku wiedzy i kompetencji zlecających. Czym więc są powyższe wyrażenia? W życiu społecznym wchodzimy w relację z innymi ludźmi, prowadzimy interesy, a zdarza się, że partnerzy nie zawsze mają uczciwe intencje wobec nas. Powyższe wyrażenia są tylko intencjami. Intencje są jedynie mglistym zarysem tego co ma zostać zrealizowane. Są zazwyczaj wyrywkowe, ogólne i niekonkretne. Różnice pomiędzy intencjami, a celami można przedstawić za pomocą prostego przykładu. Intencją może być wyrażenie „Poprawić wydajność zespołu”. Tak, ale do jakiego poziomu i w jakim czasie? Kiedy zlecający rozpocznie kontrolę pierwszych efektów? Intencje, które w mniemaniu zlecającego są celami, trudno jest następnie weryfikować. Wyrażenie w trybie dokonanym np. „Poprawiona wydajność zespołu do poziomu X”, przybliża intencję do bycia celem do zrealizowania. Dodając horyzont czasowy, czyli np. „Poprawiona wydajność do poziomu X w ciągu najbliższych trzech miesięcy” określa, kiedy zlecający będzie spodziewał się pierwszych satysfakcjonujących go zmian. W wielu przypadkach bywa tak, że intencje są zwykłymi zamierzeniami, mogą powstawać pod wpływem chwili, emocji, mogą służyć też do manipulacji i osiągania innych ukrytych celów. Nie mniej jednak intencje są podstawą do definiowania celów i oczekiwanych stanów w przyszłości. Potocznie cele podlegają wizualizacji. Cel utożsamiany jest z dotarciem do jakiegoś punktu, miasta, potrzebą zmiany istniejącego stanu, zdobyciem szczytu góry lub trafienie szóstki w totka. Kryterium sukcesu jest jasne i dokładne zdefiniowanie stanu docelowego, który realizujący ma osiągnąć. Istnieją narzędzia ułatwiające konstruowanie celów. Jednym z nich jest zasada SMART. Zasada ta nie tylko powoduje, że cel jest przemyślany, ale również prosty i zrozumiały dla odbiorcy. +Specific – cel musi być jednoznaczny i odpowiednio szczegółowy, +Measurable – efekty można zmierzyć (kryteria ilości, jakości lub kosztów), +Ambitious – cel musi być atrakcyjny dla stron, +Relevant – cel powinien być istotny dla zlecającego i realizującego, +Time framed – czas przeznaczony na realizację musi być określony. Istnieją również inne wersję zasady SMART. Jedna z wersji proponuje, żeby każdy cel został zanotowany i zaakceptowany. W praktyce zdarza się wielokrotnie, że cele i treści zadań do wykonania są przekazywane słownie. Wystarczy. Zadanie jest na tyle proste, że stratą czasu jest jego notowanie, a następnie autoryzacja przez autora. Hmmm. Czyżby? W przypadku jeśli jest to czynność trywialna, wymagająca kilku minut pracy jest to całkowicie do zaakceptowania. W przypadku zleceń, które mogą podlegać np. dalszym modyfikacjom, definiowanie celów i delegowanie zadań „na dzióbek” nie jest do przyjęcia. Analizując powyższe przykłady cel „Bądź dynamiczny” nie jest celem tylko intencją. Wyrażenie to nie spełnia czterech punktów zasady SMART. Bycie dynamicznym nie można zmierzyć, na pewno nie jest on atrakcyjny, chyba że dynamikę determinować będzie ilość godzin spędzonych w siłowni, którą sponsoruje firma. Najlepiej dynamicznym być przez cały czas, tzn. od chwili wyrażenia intencji do ostatniego dnia pracy w danej firmie, a najlepiej do ostatnich swoich dni, jeśli zdrowie na to pozwoli. Na pewno „cel” ten jest istotny dla dwóch stron. Osoba realizująca może zyskać w oczach przełożonych będąc bardziej dynamiczna. Również przełożeni, którzy oczekują na co dzień, że pracownicy nie będą się poruszać jak „muchy w smole”, zyskują na szybkości realizacji zleconych zadań. „Prowadzenie projektów od 2010”. Jest to kolejna intencja, która nie wpisuje się w zasadę SMART. Analizując, według tak sformułowanego „celu” projekty można prowadzić również w roku 2040, czyli kilka lat przed pójściem na emeryturę. Kto formułuje cele długookresowe w tak odległym horyzoncie? Kto będzie czekał tyle lat na nominację? Dobrze sformułowany cel np. według zasady SMART służy do definicji i delegowania zadań. Czym różni się cel od zadania? Podstawową różnicą są czynności wchodzące w skład zadania, które należy wykonać. Cel nie mówi o czynnościach, czyli nie odpowiada na pytanie co należy zrobić, żeby cel osiągnąć. Zadanie opisuje następnie co i jak ma zostać wykonane, przy czym słowo jak nie należy interpretować jako gotowy przepis na rozwiązanie. Jak określa np. wybór sposobu realizacji zadania spośród kilku dostępnych i znanych metod. Podobnie jak cel, zadanie ma swoje podstawowe cechy, które klasyfikują go do zadań dobrze zdefiniowanych. Zadania powinny być. +dostosowane do osoby – realne do wykonania, +omówione, ustalone, +podnoszące kompetencje, +jasne i konkretne, +mierzalne, +zanotowane. Zadania deleguje się osobom, które nie są przygotowane do ich realizacji. Osoba, która pracuje w firmie od miesiąca może nie sprostać wyzwaniu, które powinien realizować ekspert. Inaczej również przebiega rozmowa delegująca z pracownikiem z bogatym doświadczeniem i sukcesami w branży, a inaczej z praktykantem lub stażystą. Zadanie może również podnosić kompetencje i wzbogacać doświadczenie i być atrakcyjne dla jednej osoby, z drugiej strony dla osoby, która wykonywała tożsame lub podobne zadanie może okazać się kolejną, nudną powtórką z rozrywki. Wielokrotnie się zdarza się, że zlecający nie posiada informacji dotyczącej zakresu realizowanego zadania. Zadanie nie jest wtedy jasne, konkretne oraz dostatecznie szczegółowe. Można wtedy usłyszeć, że „rozwiązanie będzie rozwijało się z czasem jak klient przekaże dalsze informacje, a teraz realizuj zadanie na bazie tego co mamy”. Może i to jest też jakiś sposób, żeby ruszyć z miejsca. Można sobie wyobrazić jak będą wyglądały budowane domy, jeśli projekt będzie ewaluował już w trakcie tynkowania ścian i montowania urządzeń sanitarnych, a klient zażyczył sobie dodatkowej toalety na górnym piętrze. Wszystko jest jednak możliwe, jednak ekonomia i wzrost kosztów są nieuniknione. Zadania „na dzióbek” są powszechne w organizacjach, które są na najniższych poziomach rozwoju. Obecnie istnieje wiele narzędzi informatycznych, również darmowych, które pozwalają przechowywać, modyfikować i automatycznie zlecać pracę w ramach projektów. Wdrożenie ich ma swoje zalety. Nie jest również nowością, że przyczyniają się one do polepszenia jakości obiegu informacji w organizacjach, pozwalają usprawnić pracę oraz tworzą archiwum wiedzy dla przyszłych aktywności. Na koniec pozostaje życzyć wszystkim własnych, trafnych refleksji dotyczących celów i zadań, profesjonalnych trenerów podczas szkoleń i kompetentnych przełożonych.

Zagadnienia: cele, zadania, intencje, prowadzenie projektów print