ZARZĄDZANIE PRZEZ CELE – refleksje związane z 1 zasadą Deminga

blank

„Nie ma złych firm, są tylko źle zarządzane” To hasło zostało znalezione przeze mnie w jednym z artykułów dotyczących zarządzania. I nie jest w tej chwili ważny autor tego powiedzenia, ani dokładne określenie miejsca, w którym to powiedzenia zostało umieszczone. Ważnym jest głęboki sens jaki ono zawiera, bo przecież firmę tworzą ludzie i od nich zależy jak ona funkcjonuje. Występuje oczywiście szereg uwarunkowań zewnętrznych, powodujących, że firma ma wzloty i upadki, jak choćby przetaczający się ostatnio przez nasze życie kryzys gospodarczy, ale kierujący nią ludzie wykorzystując swe wrodzone zdolności i nabyte umiejętności powinni znaleźć takie metody, by te zawirowania jakie wokół firmy się tworzą, skutecznie ominąć, by wyjść na swoje. Chciałem w tym miejscu podzielić się swoją wiedzą dotyczącą zarządzania, jaką nabyłem przez kilkanaście lat obserwując systemy zarządzania w różnych firmach. Były wśród nich firmy liczące kilkaset pracowników, ale były również małe liczące kilkunastu ludzi. Były firmy doskonale zorganizowane, mające bogatych właścicieli, ale były również takie, które zakończyły już swój żywot, nie potrafiąc znaleźć skutecznego sposobu na przetrwanie. Wspólną cechą tych wszystkich firm było właśnie zarządzanie, które w sposób oczywisty w każdej było inne. Refleksje jakie nasunęły mi się podczas tych obserwacji można określić jednym zdaniem. Tam gdzie zarządzanie prowadzone było na podstawie określonych i przemyślanych, długoterminowych celów strategicznych, wprowadzanych z żelazną konsekwencją w życie, tam były efekty, może nie od razu, ale jednak były. W firmach, gdzie zarządzanie odbywało się na zasadzie przypadkowości, metodą „byle byśmy przetrwali ten miesiąc, a dalej to zobaczymy” zawsze brakowało pieniędzy na zakupy, na utrzymanie infrastruktury i bieżące funkcjonowanie. I nie ważne czy była to firma produkcyjna, usługowa czy handlowa. Organizacja pracy w każdej firmie niezależnie od tego co się w niej robi, kręci się wokół tego wspomnianego już wcześniej istotnego elementu, a mianowicie skutecznego zarządzania. Co więc może zrobić zarządzający firmą, by kierować nią w sposób umożliwiający sprawne funkcjonowanie? Wspo-mniałem już wcześniej o tym, że dobrze prosperujące firmy, to takie gdzie strategiczne cele są określone w sposób jasny. Takich celów strategicznych nie może być dużo, gdyż każdy z nas wie, że gdy chcemy zrobić coś w krótkim czasie, to w efekcie nam nie wychodzi nic. W zależności od rodzaju firmy powinniśmy znaleźć jeden, dwa, najwyżej trzy cele, gdyż tylko wtedy będziemy mogli zapanować nad ich realizacją. Może to więc być np. określenie dojścia wielkości sprzedaży do pewnego poziomu, uzyskanie zadowolenia najważniejszego klienta czy zrealizowanie jakiegoś konkretnego zadania. Ważnym jest by te cele były stałe, by nie były zbyt często zmieniane. Mądre określenie celów staje się bardzo pomocnym drogowskazem dla szefa firmy, który ma wtedy duże pole do popisu dla stworzenia takiej organizacji w firmie, by te cele można było realizować. Cóż więc takiego powinien on zrobić, by sprostać temu zadaniu? Otóż w tym momencie zaczynają się schody dla kierującego firmą. Przełożenie strategii firmy na codzienną szarą zakładową rzeczywistość wymaga od tego kierującego sporych umiejętności, a z tym jest niestety różnie. Ale nie ma sytuacji bez wyjścia. Dobrym wg mnie rozwiązaniem jest określenie dla np. kadry kierowniczej firmy celów wewnętrznych, spójnych ze strategią firmy, które w różnych firmach są różnie nazywane. Są więc to zadania dla poszczególnych służb, są też cele jakości (nazwa jest wykorzystana z normy ISO 9001). Ważną jednak sprawą jest to, by te elementy występowały, by były one znane pracownikom którzy je realizują oraz by pracownicy w określonych odstępach czasu byli z nich rozliczani. Najważniejsze jednak, by kierujący firmą z tego rozliczenia wyciągali wnioski. Z moich obserwacji wynika, że w tym miejscu zarządzający firmami popełniają bardzo wiele błędów, które w konsekwencji doprowadzają firmę nawet do tego najgorszego. Otóż szefowie firm mają często problemy z właściwym określeniem celów wewnętrznych dla swoich podwładnych. Są one wprawdzie określane, ale często nie do końca są przemyślane. Gdy doda się do tego ich pobieżne czy wręcz niedbałe sformułowanie, a następnie brak ich rozliczania, łatwo można przewidzieć tego skutki. Często szefowie żądają od razu dużych efektów, co na pewno nie wpływa na spokojną realizacje nałożonych zadań. Największym jednak problemem szefów jest brak wyciągania wniosków z analizy realizacji celów wewnętrznych, które są realizowane, bądź nie, przez poszczególnych pracowników. A właśnie taka analiza może nam dużo powiedzieć, nikt bowiem nie jest nieomylny i nikt w momencie formułowania celów nie jest w 100% przekonany, że określił je właściwe. Może cele jakie nałożyliśmy na naszych pracowników są za trudne, a czasem wręcz niemożliwe do zrealizowania i trzeba wymyślić coś innego, by firmę można było postawić na nogi? Zarządzanie poprzez cele jest jednym z najważniejszych elementów funkcjonowania firmy. Postawie nawet tezę, że szefowie, którzy tego nie mogą zrozumieć, mają bardzo duże kłopoty z kierowaniem swoją firmą. By usprawiedliwić brak tych umiejętności, często tłumaczą się oni czynnikami zewnętrznymi takimi jak kryzys, złe przepisy itp. A to często jest tylko zwykłym i na dodatek nieprawdziwym tłumaczeniem. Oczywiście jest jeszcze wiele innych czynników które wpływają na funkcjonowanie firmy, o nich może przy innej okazji. Te na które starałem się zwrócić uwagę wydają się najważniejsze, gdyż zależą od najważniejszych osób w firmie. Wszak przecież „ryba psuje się od głowy”. "Oryginalny wpis znajduje się na blogu lmiso.blox.pl"