Narzędzia ułatwiające organizację czasu pracy

Narzędzia ułatwiające organizację czasu pracy

Właściwa organizacja czasu, zarówno służbowego, jak i prywatnego, w powszechnym przekonaniu kojarzona jest po pierwsze z określonymi umiejętnościami, po drugie zaś – z niemal żelazną konsekwencją.

Mało kto jednak wie, że równie istotne są nawyki podnoszące naszą efektywność. A wsparcie w tym zakresie stanowić może kilka powszechnie dostępnych narzędzi.

Szukając sposobów na poprawę wydajności w domu czy też w pracy w pierwszej kolejności przyjrzeć się powinniśmy naszym nawykom. Jak się bowiem okazuje, aż 40% codziennych decyzji podejmujemy odruchowo, niemalże bez udziału świadomości.

Skoro za prawie połową naszych wyborów stoją powielane latami przyzwyczajenia, warto zadbać o to, by pracowały one na naszą korzyść. Powinniśmy dołożyć też wszelkich starań, by stworzyć otoczenie, które będzie nas wspierać, a nie przeszkadzać w realizacji założonych celów.

Wzrost efektywności zarządzania swoim czasem zagwarantować może zatem zestaw odpowiednio dobranych narzędzi, które wymuszą pewną powtarzalność i pozwolą wykreować pozytywne nawyki.

Uwolnij swoją pamięć

Tempo życia w dzisiejszych czasach sprawia, że robimy wszystko, by ułatwić sobie pracę. I nie ma w tym nic dziwnego – obecnie średnio w ciągu tygodnia wykonujemy podobną ilość zadań, jaka jeszcze 200 lat temu zajmowała ludziom co najmniej rok.

W parze z nawałem obowiązków nie idzie jednak, aż tak duże poszerzenie naszych możliwości intelektualnych. Próba spamiętania tego wszystkiego daje często efekt odwrotny do zamierzonego – umysł zaczyna się buntować i drastycznie zwalniać, tak jak zwalnia komputer przeciążony zbyt dużą liczbą procesów.

By się od tego problemu uwolnić warto uzyskać dostęp do narzędzi, które w znaczący sposób odciążą naszą pamięć.

Swoją uwagę skierować powinniśmy przede wszystkim w stronę produktów wspierających zarządzanie zadaniami (np. wg metodyki Getting Things Done - jak np. Nozbe), które zwalniają z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach, pozwalając jednocześnie zachować wysoką produktywność w pracy. Równie pomocne mogą okazać się aplikacje do zarządzania zadaniami wg zasad Kanban. Wśród nich prym wiedzie zwłaszcza Trello.

Jeśli z kolei mamy trudności z przypominaniem sobie wielu różnych loginów i haseł, ratunkiem może się dla nas okazać oprogramowanie takie, jak np. Keepass. Zyskamy w ten sposób poczucie bezpieczeństwa nieobarczone żadnym dodatkowym wysiłkiem.

Nie marnuj więcej czasu

Zadania, z którymi się zmagamy, pochłaniają nie tylko naszą uwagę, ale także czas. By nad nim zapanować w pierwszej kolejności należy więc określić, jak to, co na co dzień robimy, przybliża nas do założonego wcześniej celu.

W tym wypadku skorzystać możemy np. z programu Rescue Time, w którym  zarejestrujemy wszystkie wykonywane przez nas czynności, pogrupujemy je tematycznie, a następnie sprawdzimy, ile minut czy godzin po prostu zmarnowaliśmy lub spędziliśmy produktywnie.

Osoby często odwiedzające portale informacyjne czy platformy blogowe powinny także zainteresować się czytnikami RSS (jak chociażby Feedly). Narzędzia te agregują wszystkie pojawiające się w wybranych mediach nowości i pozwalają zaoszczędzić czas przeznaczany do tej pory na wielokrotne wchodzenie na ulubione strony w poszukiwaniu newsów.

Skup się na pracy

Jednym z najistotniejszych elementów w pracy intelektualnej jest skupienie się na wykonywanej aktualnie czynności. Jak wielokrotnie udowodniono, koncentrację w znaczący sposób poprawić może muzyka.

Nie chodzi tu jednak o radio grające na parapecie, gdzie piosenki co chwila przerywane są wiadomościami lub reklamami. W poszukiwaniu dźwięków wspierających wysiłek umysłowy z całą pewnością warto za to odwiedzić stronę Focus@Will.

Jeśli jednak mimo pomocnej muzyki zbyt często zdarza nam się tracić czas na różnych portalach, zainteresować się powinniśmy dodatkami do przeglądarki, które chwilowo blokują dostęp do poszczególnych internetowych adresów.

W zależności od używanego przez nas oprogramowania, skorzystać możemy z wtyczek takich, jak np. LeechBlock czy też StayFocusd.

Kopie zapasowe rób automatycznie

Trudno chyba wyobrazić sobie wydarzenie, które mocniej zdezorganizuje naszą pracę, niż utrata potrzebnych w danym momencie plików czy dokumentów. Urządzenia techniczne, choć często niezbędne, nie zawsze okazują się być w 100% niezawodne. Nigdy nie powinniśmy więc zapominać o tworzeniu kopii zapasowej.

Ręczne powielanie danych to jednak niewdzięczne i czasami czasochłonne zadanie, które przeważnie odkładamy „na później”. Pozwólmy się zatem w tej kwestii wyręczyć i korzystajmy z coraz popularniejszych wirtualnych dysków.

Rozwiązania typu GoogleDrive, SkyDrive, Dropbox czy Sugarsync dodatkowo dadzą nam także dostęp do naszych plików z dowolnego miejsca na świecie. A to pozwoli dokończyć pracę np. podczas powrotu do domu czy też w trakcie wyjazdu na zasłużony odpoczynek.

Zagadnienia: praca, efektywność, kariera print