Okiełznać chaos

blank

Czym jest informacja dla rekrutera? W istocie to na niej opiera się cała jego praca. Ale informacja ma pewną nieznośną właściwość. Często gdzieś umyka, ginie, kryje się lub zostaje niezauważona. Jeśli dane przepadają, przepada również i rekruter. Może lepiej jednak zacząć trzymać informacje w ryzach. Każdy człowiek ma ograniczoną zdolność panowania nad informacjami docierającymi do niego. Pod tym względem rekruter ma jeszcze bardziej utrudnione zadanie z uwagi na natłok informacyjny. Co dzień musi mierzyć się z setkami ofert i życiorysów, stanem procesów rekrutacyjnych, wiedzą o tym, co zostało już zrobione, a co jeszcze nie – czyli sporą dawką informacji. A wielość danych to nie jedyny problem: informacje niezbędne do pracy znajdują się na różnych nośnikach – w skrzynkach mailowych to tej, to innej osoby, w komputerach przechodzących z rąk do rąk, w segregatorach migrujących z jednej na drugą półkę, a najczęściej w głowach samych HR-owców – czy chociaż one zawsze są tam, gdzie być powinny, czyli na karku? Zatem każdy rekruter przyzna, że opanowanie tej niesubordynowanej materii jest kłopotliwe, ale konieczne. W tym wypadku niezbędne wydaje się użycie jakiegoś narzędzia, które ten chaos informacyjny opanuje i sprawi, że nie tylko nic nie przepadnie w czeluściach archiwum, ale i że dostęp do poszukiwanych danych będzie znacznie łatwiejszy. Wydajność pracy to najmocniejsza waluta dzisiejszego biznesu, a za jej wysokim kursem stoi szybkość wyszukiwania informacji. Na szczęście istnieje narzędzie dające taką możliwość – system do rekrutacji Controlfind, który odpowiada na potrzebę panowania nad danymi i lepszego gospodarowania czasem. Zachować od zguby A może pozbierać te wszystkie dane w jedno miejsce, nie zawracać sobie głowy dodatkowo tym, gdzie co przechowujemy? Jeden system do wszelkich dokumentów: bazy CV, bazy firm, dla których się rekrutuje, bazy publikowanych ogłoszeń, a także bazy rekrutacji tych zakończonych i nadal trwających. W poszukiwaniu każdej z tych informacji otwieramy zawsze jedno pudełko wiedząc, że na pewno znajduje się w nim to, czego szukamy. W przypadku pracy, w której działa się na kilku polach jednocześnie, takie uporządkowanie uchroni przed najgorszym możliwym scenariuszem – że coś przepadnie bez wieści, zastanie zapomniane czy przeoczone. A takich sytuacji może być wiele: przy zmianie osoby na stanowisku rekrutera, przy przekazywaniu sobie procesów, czy choćby przy awarii komputera lub serwera pocztowego. W przypadku danych umieszczonych w programie do rekrutacji nic takiego nie grozi naszym dokumentom. Ponadto dostęp do nich jest możliwy w każdej chwili bez błądzenia po archiwach firmy. W poszukiwaniu wartościowych informacji Bezpieczeństwo informacji to jedna sprawa, a korzystanie z nich to inny aspekt sprawiający nieraz kłopoty. Na jedną ofertę może spłynąć nawet kilkaset aplikacji. Każda opisuje bieg życia – nieraz bardzo szczegółowo, czasem niekompletnie. Przedzieranie się przez gąszcze tych danych w selekcji kandydatów rzeczywiście odpowiadających wymaganiom marnuje godziny, jakie można by było przeznaczyć już na dalsze kroki w procesie rekrutacji. – Rekruterzy, z którymi miałam okazję współpracować, często mówili: „Gdyby tak dało się automatycznie oddzielić aplikacje pasujące do stanowiska, od tych mniej adekwatnych...” – z takiej potrzeby powstał pomysł systemu, który sam stworzy preselekcję dzięki czułemu na różne wskaźniki mechanizmowi – uzasadnia Marta Kamińska z firmy Controlfind. Co na dzisiaj do zrobienia? Każdy etap rekrutacji to inny informacyjny problem. Monitoring działań, jakie należy wykonać z danymi kandydatami to zadanie, przy którym potrzebna jest dobra organizacja pracy – bo liczba informacji może zacząć przerastać rekruterską głowę. Tylko sprawne koordynowanie kolejnych etapów da efekt w postaci szybkiego i bezproblemowego zatrudnienia. Jeśli każdy proces rekrutacyjny znajduje się w systemie, od razu widać, jaki krok będzie następny w drodze do zatrudnienia danej osoby. Nieraz jednak sama realizacja tych działań może prowadzić do problemów, które aż rażą skalą trwonienia energii. Wszystko, co wykonuje się ręcznie – np. usuwanie danych osobowych z aplikacji dla zewnętrznych klientów, czy pisanie maili do osób zaproszonych na rozmowę oraz do tych, którym dziękujemy – to wszystko domaga się automatycznej alternatywy. Zapanowanie nad wielością danych to podstawa sprawnego recruitmentu. Przekonał się o tym każdy, kto przez zagubiony dokument czy trudność w dotarciu do właściwych informacji obniżył wydajność swojej pracy. Efektywny HR nie może dłużej obchodzić się bez narzędzi zarządzania procesami rekrutacyjnymi. Czy to agencje rekrutacyjne, czy wewnętrzne piony firm – w obu przypadkach porządkowanie danych jest tak samo ważne. Oby żaden rekruter już nigdy nie poddał się żywiołowi nieposkromionych informacji.

Zagadnienia: hr, rekrutacja, system do rekrutacji, system hrm print