ISO 9001:2008 nie równa się PN-EN ISO 9001:2008

blank

15. listopada 2008 r. opublikowano najnowszą wersję normy ISO 9001:2008 – najpopularniejszej spośród 17 400 norm ISO wykorzystywanych na świecie, ale dopiero „w trakcie opracowania jest nowa norma PN-EN ISO 9001 metodą przedruku z tłumaczeniem” – podaje na swoich stronach internetowych Polski Komitet Normalizacyjny.
We wspomnianym komunikacie podano także, iż „ISO 9001:2008 została zatwierdzona przez CEN jako EN ISO 9001:2008 i jako EN ISO 9001:2008 będzie wprowadzona do Polskich Norm najpierw metodą uznania i wycofana zostanie PN-EN ISO 9001:2001”. Wynika z tego, że polska wersja normy z września 2001 roku nie została jeszcze wycofana, więc nadal obowiązuje.
Nie ulega wątpliwości, że pojawienie się najbardziej aktualnego zbioru wymagań stanowiących podstawę do wdrożenia systemu zarządzania jakością jest wydarzeniem na skalę ogólnoświatową. Tym większym, że osobom zainteresowanym przyszło czekać na to znacznie dłużej, niż przewidują zasady obowiązujące w Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej. Dlaczego?
Chwyt marketingowy?
Po wysłuchaniu wykładów Lorri Hunt – członka Komitetu Technicznego ISO TC 176 i wiceprzewodniczącej zespołu zajmującego się zmianami w normie ISO 9001:2008 oraz Paula Palmesa - członka Komitetu Technicznego ISO TC 176 i IAF Auditing Practices Group wygłoszonych podczas konferencji „17th Annual Audit Conference” zorganizowanej przez Sekcję Auditowania American Society for Quality z pełnym przekonaniem mogę powiedzieć, że nie chodziło im o chwyt marketingowy mający na celu zwiększenie zainteresowania normą. A o co? Zaraz wyjaśnię.
Najnowsze wyniki badania „ISO survey 2007”  potwierdzają, że i bez tego co roku przybywa jej użytkowników na świecie. Do końca 2007 roku wydano już co najmniej 951486 certyfikatów ISO 9001:2000 w 175 krajach, tj. o 6% więcej niż przed rokiem, kiedy odnotowano 896 929 w 170 krajach.
Podczas swojego wykładu „Understanding ISO 9001:2008 – Keeping your audit game in swing” Lorri Hunt zapoznała słuchaczy z faktycznymi przyczynami opóźnienia publikacji najnowszej wersji normy. Przekazała też informacje na temat poprawek, które w połowie października 2008 były już zatwierdzone przez przedstawicieli wszystkich 63 krajów biorących udział w głosowaniu.
Zanim opowiem o wspomnianych poprawkach, muszę przyznać, że wychodziłam z tego wykładu nie tylko z przekonaniem, że norma ISO 9001 jest w dobrych rękach; w rękach osób, którym naprawdę zależy na tym, aby powyższy standard ułatwiał życie i pomagał firmom także w naszym kraju coraz lepiej funkcjonować na konkurencyjnych rynkach, ale także z obietnicą daną mi przez Lorri Hunt, że odpowie na pytania dotyczące najnowszej wersji normy zadane jej przez polskich użytkowników.
O zmianach w normie ISO 9001:2008
12 zmian w normie ISO 9001:2008 w porównaniu z poprzednią wersją. Dużo czy mało? Pamiętam, że kiedy kilka miesięcy temu miałam okazję zapoznać się z, wtedy jeszcze propozycjami, zmian w treści niektórych wymagań, zdziwiło mnie, że wiele z nich polegała jedynie na użyciu nieco innych sformułowań, które w zasadzie nie wnosiły nic nowego. Nie rozumiałam wówczas, czemu mają służyć. Dopiero Lorri Hunt wyjaśniła, że chodziło o doprecyzowanie sformułowań w języku angielskim, aby ułatwić przetłumaczenie ich dalej na wiele różnych języków w taki sposób, by efekt tej pracy nie odbiegał od zamierzeń autorów wersji oryginalnej. Okazuje się, że to samo słowo w różnych językach może mieć różne znaczenie. Dlatego w ciągu ostatnich 8 lat pojawiały się niejasności w interpretacji niektórych wymagań i prośby kierowane od użytkowników normy z wielu krajów do komitetu technicznego o komentarze w tej sprawie. To samo dotyczyło definicji niektórych pojęć użytych w normie, takich jak „weryfikacja”, „walidacja”, „wyposażenie do monitorowania i pomiarów”.
Paul Borawski – dyrektor naczelny American Society for Quality w swoim wykładzie „2008 Futures Study” powiedział ważne zdanie: - „Im szybciej jedziesz, tym dalej w przód musisz patrzeć”. Zgodnie z tą zasadą autorzy zmian, które znalazły się w najnowszej wersji ISO 9001:2008 już teraz musieli przewidzieć, jaka będzie sytuacja za 5 lat, gdy nadejdzie moment kolejnej rewizji. Dlatego chcąc do tego czasu zapewnić aktualność normy zdecydowali się na wprowadzenie m.in. zmiany w p. 6.2.1. Jakość produktu/ usługi może bowiem zostać obniżona nie tylko w sposób bezpośredni, ale i pośredni, np. przez kierownika, który wydał błędne polecenie lub dostawcę, który dostarczył zły surowiec. I kolejny przykład - nie można już postawić znaku równości pomiędzy outsourcingiem i zakupami. W niektórych firmach wykorzystuje się tzw. outsourcing wewnętrzny. Stąd zmiana w p. 4.1.
Czy te poprawki na pewno są istotne? Wielu słuchaczy nadal miało co do tego wątpliwości.
Lorri Hunt rozwiała je przedstawiając zupełnie nowe narzędzie, za pomocą którego ocenia się każdą proponowaną poprawkę pod kątem jej wpływu na treść wymagania, którego dotyczy i związanych z nią korzyści dla przyszłych użytkowników. 

Zdecydowano się wprowadzić tylko takie modyfikacje w treści danego wymagania, które zapewnią dużo korzyści obecnym i przyszłym użytkownikom normy i jednocześnie będą wiązały się z wprowadzeniem jak najmniejszej liczby niezbędnych zmian do już istniejącego systemu zarządzania jakością. Wbrew pozorom zadanie, przed jakim stanęli członkowie komitetu technicznego wcale nie było łatwe. Tym bardziej, że musieli spełnić jeszcze dwa kryteria:

1.      Użytkownicy mieli odnieść wrażenie, że istota każdego wymagania nie uległa zmianie
2.      Należało przychylić się do prośby 80% zadowolonych użytkowników normy ISO 9001:2000, w której domagali się, aby nie wprowadzać do niej istotnych zmian, ponieważ według nich nie było takiej potrzeby.
Udało się wykonać to zadanie pomyślnie. Ponadto Hunt podczas wykładu kilkakrotnie podkreślała, że nie dodano nowego wymagania, ani nie usunięto żadnego z dotychczas obowiązujących.
Na pytanie jednego ze słuchaczy – „dlaczego w takim razie musieliśmy tak długo czekać na kolejną rewizję?” usłyszeliśmy odpowiedź – „do opóźnienia doszło celowo. Chcieliśmy bowiem wyrównać cykle przeprowadzania rewizji dwóch najbardziej popularnych norm, tj. ISO 9001 i ISO 14001”.
Apel Lorri Hunt
Tak długo wyczekiwana publikacja najnowszej wersji normy ISO 9001:2008 zastała nas u progu zimy. Czy wiecie, że wielu kierowców nie jest w stanie otwarcie przyznać się do tego, że prowadzenie samochodu w trudnych zimowych warunkach nie jest ich mocną stroną. Statystyki dowodzą, że większość wypadków powodują kierowcy, którzy zachowują w tajemnicy fakt, że brakuje im wystarczających umiejętności i doświadczenia w poruszaniu się pojazdem w trudnych warunkach, a nie ci, którzy się do tego przyznają.
Pewnie wydaje Wam się, że odbiegam od tematu? Nie, gdyż to samo porównanie można zrobić w odniesieniu do systemu zarządzania jakością. Lorri Hunt wspomniała, że do tej pory nie udało jej się jeszcze usłyszeć, aby ktokolwiek otwarcie stwierdził, że nie bardzo rozumie wszystkich wymagań normy. Jak w takim razie wyjaśnić ogromną liczbę próśb o interpretację konkretnych wymagań, które wpływają codziennie do komitetu technicznego? Wygląda na to, że część organizacji albo ich zwyczajnie nie rozumie, albo wkłada za mało wysiłku, aby je dobrze poznać. 
Czy teraz apel Lorri Hunt – „Drobnych zmian, które znajdziecie w ISO 9001:2008 nie należy traktować lekkomyślnie” wydaje się dla Was oczywisty? Podobnie stwierdzenie – „Rozumiemy wymagania normy ISO 9001:2000, więc nie musimy niczego zmieniać w naszym systemie zarządzania jakością” nie w każdym przypadku będzie prawdą. W którym będzie, a w którym nie? „Chcąc znaleźć odpowiedź na to pytanie trzeba dokładnie przeanalizować treści poszczególnych wymagań normy ISO 9001:2008” – uważa Lorri Hunt. I dodaje – „Najważniejsze, aby udało się znaleźć równowagę pomiędzy ich nadinterpretacją a nie wprowadzaniem żadnych modyfikacji w systemie zarządzania jakością”. Zachęca ponadto, aby potraktować tę sytuację jako świetną okazję do przyjrzenia się z bliska swojemu systemowi i zastanowienia nad tym, w jaki sposób może on przynieść firmie jeszcze więcej korzyści, niż dotychczas.
Czy każdy może już zabrać się za wykonanie tego zadania? Lorri Hunt jest Amerykanką. Angielski jest jej ojczystym językiem. Można powiedzieć, że stawia ją to w uprzywilejowanej pozycji, podobnie jak mieszkańców innych krajów, którzy angielskim posługują się na co dzień. W Polsce mówimy po polsku. Zatem na naszą wersję językową będziemy musieli jeszcze trochę poczekać. Jak długo? Sądzę, że Polski Komitet Normalizacyjny powinien przygotować rodzimą wersję szybciej, niż po 9 miesiącach, jak to było ostatnio, jako, że tym razem zmian jest naprawdę niewiele w porównaniu z „rewolucją” sprzed ośmiu lat. Patrząc w kalendarz mam jednak świadomość, że nastąpi to nie prędzej, niż w 2009 roku.
Oficjalnie zmiany w systemie i dokumentacji będzie można wprowadzać na podstawie polskiej wersji normy ISO 9001, tj. dopiero po jej opublikowaniu. Co robić do tego momentu? Odpowiedź z pozoru wydaje się oczywista – nadchodzą Święta Bożego Narodzenia. A po świętach? Czy pozostaje tylko biernie czekać? Wręcz przeciwnie. Można ten czas wykorzystać na aktywne przygotowanie się do oceny swojego systemu zarządzania jakością pod kątem modyfikacji, jakie pewnie trzeba będzie do niego wprowadzić, aby móc udowodnić auditorowi, że spełnia on najnowsze wymagania normy. Jak to zrobić?
Po pierwsze, można już zapoznawać się z nowymi dokumentami, w których członkowie Komitetu Technicznego ISO TC 176/SC 2 zawarli wskazówki dotyczące wprowadzonych zmian w ISO 9001:2008.
Po drugie, za naszym pośrednictwem można zadać Lorri Hunt pytania dotyczące tego zagadnienia. Prosimy je kierować na adres b.luczak@adjb.pl . Wspomniany ekspert zgodnie z obietnicą udzieli na nie odpowiedzi.
Jednym słowem warto równolegle z pracami członków grupy roboczej Polskiego Komitetu Normalizacyjnego podjąć własne działania przygotowawcze, by w dniu publikacji PN-EN ISO 9001:200(?) móc powiedzieć – „Jestem już kompetentny. Dzięki temu okres dostosowawczy przebiegnie bezboleśnie w spokojnej atmosferze”.
Zainteresowanych zapraszam na szkolenie „ISO 9001:2008 – jak dostosować system zarządzania jakością do najnowszych wymagań według Lorri Hunt i innych ekspertów”.
Źródło moich rozważań: Hunt L.: Energize Your QMS, Quality Progress, October 2008, 20-25; materiały konferencyjne z 17th Annual Audit Conference, Augusta, USA, 16-17 październik 2008
 

Zagadnienia: jakość, ISO 9001:2008, ISO 9001, System Zarządzania Jakością print