Ile można zarobić na audytach? cz.2

blank

Audyty generują zyski? I to nie tylko w przypadku firm, które zajmują się tym zawodowo, jak jednostki certyfikujące i akredytacyjne? Jak to możliwe? – zapytacie.
W części 1. podałam kilka przykładów wykorzystania audytów do takiego eksplorowania wnętrza firmy, by odnaleźć tam fundusze potrzebne do sfinansowania rozwoju biznesu i skutecznego odskoku od konkurencji.
Czy kilka przykładów, nawet najbardziej konkretnych, wystarczy, aby to osiągnąć? Nie sądzę. Sama nie lubię, jak namawia się mnie do zrobienia czegoś nie dając recepty, czy choćby wskazówek. Zatem potrzebny jest ciąg dalszy.
Pewnie część z Was w tym momencie powie – „ w mojej firmie audyty wewnętrzne są przeprowadzane od kilku lat, jednak do tej pory ani razu nie otrzymałem tą drogą żadnych konstruktywnych informacji o tym, co można poprawić, a tym bardziej gdzie znajduje się owo źródło dodatkowych środków finansowych.” Być może z raportów z audytu, które otrzymujesz niewiele wynika – dowiadujesz się jedynie, że w jakimś formularzu brakowało czyjegoś podpisu. Zadajesz sobie wtedy pytanie – „I co z tego?” Albo że spełnione są wymagania jakiejś normy.
Zastanówmy się, dlaczego tak się dzieje?
Program audytów to nie samospełniająca się przepowiednia
J.P. Russell uważa, że program audytów raczej nie jest samospełniającą się przepowiednią. Ktoś musi go najpierw zaprogramować. Czy powiedzenie „Dostaniesz tylko tyle, o ile poprosisz?” nie ma tu zastosowania? Jeśli prosisz o niewiele, dostajesz niewiele. Jeśli od audytów oczekujesz wyłącznie ustalenia stopnia zgodności lub niezgodności z zewnętrznymi standardami, wtedy dostaniesz tylko informacje na ten temat. Nie przeczę, że one są istotne zwłaszcza przed zbliżającym się audytem zewnętrznym. Pozwalają bowiem upewnić się, czy certyfikat lub przyznana akredytacja nie są przypadkiem zagrożone. Jednak podzielam Twoje zdanie, że audyty nie zdobędą w sercach zarządzających przedsiębiorstwami należnego im miejsca, jeśli ich stosowanie będzie ograniczało się wyłącznie do tego celu.
Ta sytuacja skojarzyła mi się z programami komputerowymi i ich wykorzystywaniem przez laików, do których i ja się zaliczam. Pamiętam, jak bardzo zaskoczyła mnie informacja, z którą zetknęłam się w ubiegłym roku, że wykorzystują oni zaledwie 10% możliwości, jakie dają te programy. Postanowiłam wtedy poprawić statystyki i po kilku kursach IT dla „nieinformatyków” z zachwytem zauważyłam, jak bardzo można w ten sposób ułatwić sobie życie, skrócić czas wykonywania określonych zadań, poprawić efektywność pracy i osiągać lepsze rezultaty.
Z audytami jest podobnie. Decyzja należy do Ciebie.
Czy nie byłoby lepiej, aby efekt pracy audytorów zamiast trafiać w próżnię, czy od razu do kosza znalazł się na biurku menedżera i miał swój udział w trafnych decyzjach podjętych przez niego w oparciu o informacje zamieszczone w dostarczonym raporcie?

Cele audytów spójne ze strategią firmy

 Najlepsze efekty uzyskuje się wówczas, gdy cele audytów są spójne ze strategią firmy. Jak to osiągnąć? Podstawowe warunki są następujące:
  1. Menedżerowie zlecający audyty muszą wiedzieć, jakiego rodzaju informacje chcą tą drogą otrzymać
  2. Osoby, które opracowują programy audytów muszą znać cele biznesowe przedsiębiorstwa na tyle, aby na ich podstawie właściwie dobrać cele audytów
  3. Zespół audytorów musi posiadać odpowiednie kompetencje, aby być w stanie dostarczyć menedżerom dokładnie takiego rodzaju informacji, o które im chodzi.
Wystarczy teraz przeanalizować indywidualnie konkretną sytuację. Odnieść się do powyższych warunków. I wyciągnąć wnioski.
Może przyda się mała podpowiedź. W wielu firmach występują powtarzające się problemy, którymi nie ma czasu się zająć. Zatem nie wiadomo, w jakim stopniu mogą one zagrozić działalności biznesowej przedsiębiorstwa i realizacji założonych na dany okres celów. Być może warto, aby audytorzy wspólnie z pracownikami sprawdzili te „podejrzane obszary”?
Diabeł tkwi w szczegółach
Czasem diabeł tkwi w szczegółach. W tym przypadku tym istotnym szczegółem, który może zaważyć na wynikach jest potencjał audytorów. Okazuje się, że ich praca dostarczy znacznie więcej wartościowych informacji przy wykorzystaniu tych samych zasobów, tylko wtedy, gdy dysponujesz dobrze wyszkolonym zespołem kompetentnych ludzi.
J.P. Russell już w 2005 roku przewidywał, że „audytorzy jutra”, jak ich nazwał, będą zmuszeni w międzyczasie nabyć nową wiedzę i umiejętności, aby sprostać coraz wyższym oczekiwaniom swoich klientów.
Te przewidywania nadal są aktualne. Dlaczego tak uważam? Wskazują na to najnowsze wyniki badań przeprowadzonych ponownie w ubiegłym roku przez renomowane firmy doradcze Deloitte i Economist Intelligence Unit, na które powoływałam się w części 1.
Ale o tym i o wskazówkach, jak auditować inaczej - już następnym razem.
Odwiedź www.adjb.pl
Źródło moich rozważań: Russell J.P.: Auditing for prophet or profit; Vista The Newsletter Audit Division of the American Society for Quality; vol. XVI, Winter, 2005: 6-7;  Łuczak B., Kuklińska D.: Audi/yty i Audi/ytowanie. Jak sprawić, by przynosiły jeszcze więcej korzyści; Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, Poznań (2007)

Zagadnienia: jakość, audyt, zarządzanie, audit print