Ile można zarobić na audytach? cz.1

blank

Czy pieniądze, które przynoszą do firmy jej klienci to jedyne źródło finansowania działalności gospodarczej? Czy przysłowie „pieniądze leżą na ulicy, wystarczy po nie sięgnąć” ma tu zastosowanie? Jaka w tym jest rola auditów? Za chwilę przekonacie się, że duża.

O czym myśli gazela budząc się każdego ranka wraz ze wschodem słońca? Uświadamia sobie, że będzie musiała biec jeszcze szybciej, niż lew, który na nią poluje, bo inaczej nie ujdzie z życiem. A lew? Dla niego wtedy staje się jasne, że musi dogonić przynajmniej najwolniejszą gazelę. Inaczej umrze z głodu.

Czy Wy, podobnie jak ja, zauważacie tu pewną analogię z przedsiębiorcami, którym przyszło żyć w dobie ogólnoświatowej konkurencji? W której nieustannie trzeba iść naprzód, bo za stanie w miejscu słono się płaci? W której otoczenie zewnętrzne, w tym gusta i preferencje nabywców zmieniają się tak dynamicznie, że jedynym ratunkiem na przetrwanie staje się konieczność ciągłego patrzenia w przyszłość, ciągłego dostosowywania się do coraz to nowych wymagań i ciągłej pogoni za innowacyjnością?

Przypomina mi to bieg sztafetowy. Wydaje się, że sytuacja jest pod kontrolą. Zawodnicy pokonali już połowę dystansu i właśnie wyszli na prostą. Jak dotąd  wszystko idzie zgodnie z planem. Co prawda powoli, lecz systematycznie zmniejszamy nasz dystans do lidera. Zaraz nastąpi przekazanie pałeczki i kolejna zmiana. Jest fantastycznie do momentu, aż niespodziewanie coś się dzieje – zaczynamy tracić dystans. Do tego czyjaś pałeczka upada na ziemię. To przecież nasza! Co się stało? Czy to już koniec marzeń o zwycięstwie? Niekoniecznie. Musimy tylko szybko znaleźć wystarczające środki na sfinansowanie dalszego nieustannego rozwoju.

Jak bumerang powraca teraz pytanie, które zadałam na początku – czy pieniądze, które przynoszą do firmy jej klienci to jedyne źródło finansowania działalności gospodarczej? Może warto czasem zamiast ciągle koncentrować się na tym, jaka sytuacja panuje na zewnątrz, choć raz dokładniej przyjrzeć się temu, co dzieje się wewnątrz firmy? Po co? Czy to właśnie tam znajduje się źródło dodatkowych funduszy, których potrzebujemy? Przekonajmy się.

Patrzenie w głąb ma przyszłość

Jest początek lutego br. Właśnie podano informację o podwyżce opłat za pobór energii elektrycznej. Podobno szykuje się już kolejna. Co robią media, aby uspokoić opinię publiczną? Dają praktyczne wskazówki, jak można w prosty sposób zmniejszyć ilość zużywanej energii, by w jak najmniejszym stopniu odczuć tę podwyżkę. Innymi słowy, pokazują, jak można bez ponoszenia dodatkowych kosztów znaleźć pieniądze na sfinansowanie wyższych wydatków wynikających ze wzrostu cen.

To jest dokładnie ten kierunek, o który mi chodzi.

Philip Crosby – amerykański przedsiębiorca i jednocześnie guru jakości w swoim sztandarowym dziele "Quality is free" (z ang. Jakość nic nie kosztuje), która osiągnęła ponad milionowy nakład, zastanawia się, dlaczego z jednej strony tak wielu pracowników nie jest w stanie wykonać swojej pracy dobrze za pierwszym razem, a z drugiej strony zawsze znajdują czas na naprawianie błędów? Czy takie postępowanie przynosi korzyści finansowe? Niestety nie. Dlatego też Crosby promował hasło „zero błędów”, zachęcał do zapobiegania im, prowadzenia badań marketingowych i usprawniania procesów.

 Co do usprawniania, to pewnie za chwilę usłyszę, że – „nie warto tego robić za wszelką cenę, zwłaszcza, gdy ma to przynieść oszczędności jednostkowe rzędu paru minut czy kilku złotych.” Czyżby? Wykonajmy prostą kalkulację, opierając się na konkretnym przykładzie. Załóżmy, że wprowadzone usprawnienie skróciło wykonywanie określonych czynności przez jednego pracownika o 11 minut dziennie. Jeśli do tej pory trzech pracowników wykonywało przez 8 godzin 270 sztuk, czyli 70 200 sztuk w ciągu roku, to obliczmy, o ile zwiększy się odtąd wydajność pracy w tym dziale?  Okazuje się, że te wydawałoby się niewiele warte 11 minut umożliwiły wytworzenie dodatkowych 1 560 (6 dodatkowych sztuk x 5 dni x 52 tygodnie) sztuk bez konieczności poniesienia jakichkolwiek dodatkowych kosztów. Opłaciło się, prawda?

I kolejny przykład. J.P.Russell – autor artykułu „Where’s the Money?” i jednocześnie doświadczony auditor wspomina, że kiedyś przeprowadzał audit w pewnej amerykańskiej firmie transportowej. Po skończeniu rozmowy z kierowcą ciężarówki,  skierował się za róg budynku. To, co tam zobaczył, bardzo go zaskoczyło. Na placu stało około stu niszczejących samochodów dostawczych, których nikt już nie używał. Zgadnijcie, jaka pierwsza myśl przyszła mu do głowy? – „Jaka jest wartość aktywów, którymi nikt się nie interesuje?” Czyż nie jest to ewidentny przykład marnotrawstwa? I tym samym świetne źródło dodatkowych funduszy, których właśnie poszukujemy?

Następny przykład pochodzi już z „naszego podwórka”. Jeden z auditorów opowiadał mi ostatnio, że będąc na budowie zauważył leżące na placu gwoździe. Było ich na tyle dużo, że pracownicy stale się o nie potykali. Jednak nikt ani się nimi nie zainteresował, ani nie podniósł z ziemi, by wykorzystać je zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały kupione. Czy ktokolwiek z potykających się pomyślał, ile te gwoździe kosztowały firmę?

Podobnych sytuacji można by mnożyć. Wystarczy rozejrzeć się wokół siebie.

Jeśli codziennie tyle razy i w tylu miejscach przechodzi się obojętnie obok marnotrawstwa, to może warto wykorzystać auditorów, by znaleźli tego typu dodatkowe źródła pieniędzy, które następnie będzie można przeznaczyć właśnie na rozwój firmy po to, by nie wypaść z rynku?

Czy uważacie, że teoretyzuję albo namawiam Was do eksperymentowania? W żadnym wypadku.

Audity procesu i systemu są cenną formą monitoringu niefinansowego

Kilka lat temu renomowane firmy doradcze Deloitte i Economist Intelligence Unit przeprowadziły ciekawe badanie na grupie 249 przedstawicieli kierownictwa najwyższego szczebla i członków zarządów dużych przedsiębiorstw z całego świata. Okazało się, że 75% badanych widzi coraz większą potrzebę monitorowania wyników nie stricte finansowych. Dlaczego? Tłumaczą, że tradycyjne wskaźniki finansowe

-nie dają im pełnego obrazu kondycji przedsiębiorstwa, którym zarządzają

-nie pozwalają na ocenę wielu istotnych czynników warunkujących odniesienie sukcesu, takich jak zadowolenie klientów oraz jakość produktów/ usług

-rzucają mało światła na poziom ich innowacyjności, co uważa się za kluczowe źródło przyszłych dochodów i zysków

-chcą wiedzieć więcej na temat funkcjonowania różnych procesów i systemów zarządzania oraz tego, w jakim stopniu przyczyniają się one do osiągnięcia założonych na dany okres celów przedsiębiorstwa.

Audit to ważny sprzymierzeniec w poszukiwaniu pieniędzy

Instytut Audytorów Wewnętrznych (The Institute of Internal Auditors) do tego typu niefinansowego monitoringu, jakiego brakuje kadrze zarządzającej zalicza audity procesu i systemu.

Mają one charakter proaktywny. Oznacza to, że nie bada się wtedy szczegółowo przeszłości, na którą i tak nie mamy już wpływu, w stosunku do określonych wymagań, lecz wykorzystuje teraźniejszość do przewidzenia tego, co czeka daną organizację w przyszłości w kategoriach sukcesu lub porażki.

Oprócz wspomnianego już marnotrawstwa auditorzy, przy zachowaniu pewnych warunków, są w stanie wskazać przykłady nieefektywnych procesów (w tym nadmierne zapasy, przeróbki, zwroty, odrzuty).  

Wyniki auditu mogą ujawnić ponadto, że

-w badanym okresie nie wprowadzono żadnej formy doskonalenia

-istnieje duże ryzyko utraty przyznanej licencji czy certyfikatu

-istnieje duże ryzyko poniesienia poważnej straty finansowej.

Audity pomagają też lepiej alokować zasoby. Wystarczy zidentyfikować obszary, w których jest ich nadmiar, a wtedy będzie można przesunąć je tam, gdzie ich brakuje. W ten sposób można również precyzyjnie określić czynności wywierające największy wpływ na osiągane wyniki, które są wykonywane na stanowiskach pracy, gdzie brakuje potrzebnych zasobów oraz te wpływające w niewielkim stopniu na wyniki, które z kolei są nadmiernie wyposażone.  

Proszę zauważyć, że przesuwając te zapasy we właściwe miejsca można unikać poniesienia niepotrzebnych wydatków inwestycyjnych, co w konsekwencji spowoduje obniżenie kosztów. A to będzie stanowiło kolejne źródło dodatkowych funduszy, o które nam chodzi.

Dzięki auditom można pozyskać ich jeszcze więcej. Jak?

Więcej informacji znajdziecie w książce „Audi/yty i Audi/ytowanie. Jak sprawić, by przynosiły jeszcze więcej korzyści” we wprowadzeniu do rozdziału II (http://www.prmed.com.pl/produkty.html)

Odwiedź www.adjb.pl

Źródło moich rozważań: Russell J.P.: Where’s the money; Quality Progress; vol. 38, nr 6, 2005: 87-89;  Łuczak B., Kuklińska D.: Audi/yty i Audi/ytowanie. Jak sprawić, by przynosiły jeszcze więcej korzyści; Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, Poznań (2007)

Zagadnienia: jakość, audyt, zarządzanie, audit print