Informatyka w firmie ... informatycznej

blank

Pracuję w małej firmie, w której stanowiska nie mają do końca sprecyzowanego zakresu obowiązków. Można powiedzieć, że pracujemy bardziej zadaniowo. Nie mamy zamiary „strzelać z armaty do muchy” - czyli nie wprowadzimy w kilkuosobowej formie systemu obsługi dokumentów. Oprócz systemu – nazwijmy to księgowego - używamy jednak programów, które ułatwiają wzajemną współpracę. Mantis Funkcjonuje w naszej firmie jako system internetowych zgłoszeń serwisowych. Można poprzez niego informować błędach w programie czy sugerować zmiany. Mantis daje też możliwość przeszukiwania listy wszystkich zgłoszeń, dzięki czemu można dowiedzieć się, czy błąd nie został już zgłoszony a także znaleźć listę zmian i nowych funkcji w programie. Tyle od strony klienta / operatora. Dla firmy tworzącej oprogramowanie taki system zapewnia: - kompletność zgłoszeń – w systemie znajdują się wszystkie błędy i propozycje, bo zgłoszenia inne, poza systemem nie są realizowane, -kontrolę realizacji – niezależnie od wykonującego i nadzorującego zawsze można sprawdzić czy dane zagadnienie zostało rozwiązane, zwrócone do kolejnej poprawki czy ... odłożone, - statystyki „aktywności” pracowników, - umożliwienie klientom bezpośredniego zgłoszenia i pominięcia ingerencji pracowników. Sprawy – z Madar7 Praca polegająca na realizacji konkretnych zadań, rozłożonych w czasie wymaga planowania kolejnych kroków, przydzielania zadań i kontroli ich realizacji. Dokładając do tego sprawy bieżące oraz tzw. „wrzuty” tworzy się wcale niekrótka lista rzeczy do zrobienia. Mając pod ręką moduł CRM wykorzystaliśmy go do tego zadania. Obecnie w opcji ewidencjonujemy: - zamówienia od klientów, - zadania terminowe wynikające z planów, - bieżące rzeczy do zrobienia. Ponadto używamy tego modułu do ... wystawiania licencji na program. Poczta – z Madar7 Istnieje w naszej firmie zespół, który nadzoruje przyjmowanie i wysyłanie korespondencji. W szczególności w programie rejestrowane są wszystkie wysłane pocztą faktury, oferty dla klientów, licencje, pisma do urzędów, deklaracje, wezwania do zapłaty dla klientów – czyli te dokumenty, które są wysyłane z firmy. I to zarówno informacje o wysyłce, jak i dołączana treść w postaci pliku – najczęściej pdf. Przyjęliśmy również założenie, że oferty i pisma do klientów wysyłane elektronicznie są również rejestrowane w dzienniku podawczym. Dlaczego? 1) Mimo dosyć rygorystycznego w naszej firmie regulaminu dotyczącego nazywania plików i ich przechowywania (w znaczeniu folderów, w których są umieszczane) szukanie oryginału zabiera czas. 2) Dzięki rejestracji wszelkiej korespondencji z klientami – w jednym miejscu jest zgromadzona wiedza na temat transakcji i dokumentacji. 3) Telefon czy e-mail klienta z zapytaniem czy i kiedy został wysłany zamawiany towar może zostać obsłużony przez każdego z pracowników – wystarczy sprawdzić w poczcie w programie. 4) Ułatwione jest tworzenie podobnej oferty / pisma - wystarczy wyszukać według opisu, nazwy firmy, tematu. ThunderbirdPortable Obrazowo mówiąc – spływają do programu wszystkie e-maile, niezależnie od adresu na jakie zostały wysłane. Również poczta wychodząca „zebrana” jest w jednym miejscu. Sprawa jest naprawdę poważna, bo z racji wieku firmy oraz różnorodności zadań obecnie używamy około 20 adresów e-mailowych. Każdy z nas z większym bądź mniejszym sukcesem potrafi wykonać prace swojego kolegi. Ale na co dzień zajmuje się w firmie tym, co potrafi robić najlepiej. Wsparcie systemów informatycznych powoduje, że codzienne obowiązki wykonywane są bardziej spójnie, szybciej i co najważniejsze ... łatwo mogą zostać przejęte przez współpracowników.

Zagadnienia: CRM, obieg dokumentów, kontakty, korespondencja print